A proč se to vlastně celé děje? Společnost orientovaná na výkon v nás zapíná autopilota, který odbavuje jeden úkol za druhým, ale často neefektivně. Pokud nás nic a nikdo neřídí, máme tendence odsouvat náročnější úkoly na konec to-do listu a občas se k nim ani nedostaneme, protože čas vyplníme těmi menšími a zábavnějšími úkoly.

Pak nám ale někde vzadu v hlavě stále visí nedořešené věci, které nás mohou dlouhodobě stresovat a budit večer ze spaní. Nemusí to být jen pracovní záležitosti, ale klidně věci spjaté s domácností, partnerským životem nebo s osobním rozvojem. Pokud jste se v tom trochu našli, pak jsou tyto kroky právě pro vás. Svou produktivitu můžete hackovat různými způsoby. My jsme vybrali tento postup. 

1. priorita úkolů

Prioritizace je naprosto klíčová pro efektivní plánování času. Podle priorit se řídí každý den a celý týden. Ale co když se všechno tváří jako priorita? A všechno hoří? Zachovejte klid, je tu pár osvědčených metod, jak priority určovat.

A) Eisenhowerova matice

→ obyčejný graf o 4 kvadrantech vás naučí rychle se zorientovat ve vašich prioritách. Pomůže vám určit důležitost a smysl všech vašich úkolů a aktivit. Nejprve si napište do deníku seznam všech úkolů. Pak si nakreslete jednoduchý graf (podle obrázku níže) a rozřaďte úkoly do jednotlivých kvadrantů.

→ 1. kvadrant: důležité a urgentní úkoly, které je potřeba splnit co nejdříve. Tady byste nikdy neměli mít většinu úkolů. 2. kvadrant: důležité úkoly, ale ne urgentní. Patří sem například strategické plánování i menší úkoly, které vám pomohou k dosažení osobních a profesních cílů. Tyto úkoly budou vyžadovat hlubokou práci, tak si na jejich řešení vyberte vhodnou dobu. 3. kvadrant: nedůležité, ale urgentní jsou takové úkoly, které můžete a měli byste delegovat. Jsou to úkoly, které vás okrádají o čas. Může je vyřešit dodavatel, partner nebo nějaká automatizace/umělá inteligence? Pokud ano, zbavte se jich. 4. kvadrant: nedůležité a neurgentní úkoly nemusí být splněny okamžitě. Snažte se jim co nejvíce vyhýbat nebo je zcela vyloučit. Ukrajují vám z času, který můžete věnovat 1. a 2. kvadrantu.

B) ABCD metoda

Jednotlivá písmena určují naléhavost úkolů z pohledu času. → A: nejdůležitější, B: středně důležité, C: nejméně důležité. Až odbavíte všechna Áčka, pokračujete na B atd. Podle písmenek pak zapište úkoly do svého todo-listu.

→ Tip: Mark Forster, jeden z klasiků Time Managementu, říká, pracujte na důležitých úkolech málo a často. Není to v rozporu s tím, že bychom měli začínat důležitým a nejurgentnější úkolem. Málo a často znamená, že dlouhodobým a důležitým úkolům bychom se měli věnovat právě takto, abychom si vybudouvali zvyk.

2. Plánování a rutina

Máte zmáknuté priority a pořídili jste si designový diář, ve kterém všechny úkoly evidujete. Vaše efektivita ale možná stále není správně hacknutá, pokud pokulhává plánování a rutina – dva největší trumfy extrémně produktivních jedinců. 

Rutina je vybudovaný zvyk. Každé pracovní pondělí tak můžete začít rutinou v podobně todo-today. Plánovat ale můžete i den předem, na celý týden, měsíc a ti největší mazáci klidně na celý rok. Plánujte i v čase a počítejte s rezervou.

Rozlišujte časové bloky pro hlubokou a mělkou práci. Kromě úkolů si do todočka dejte i své osobní aktivity, o které nechcete přijít – ranní jóga, kolem oběda vyvenčit mazlíka, od 16:30 čas s rodinou.

Plánujte i podle své energie. Pondělí bude pravděpodobně nejproduktivnější den, takže zvládnete kromě úkolů odbavit i všechny maily. Naopak pátek bude pravděpodobně nejlepší den pro nedodělky a revize.

3. Vezměte si k ruce Bullet Journal

A využijte vše, co jste se naučili o prioritizaci a plánování. Jako Bullet Journal se nejlépe hodí menší nelinkovaný sešit, který vám nabídne dostatek prostoru pro všechny zápisy, ale i vaši kreativitu. Smí se do něj kreslit i nalepovat. A hlavně psát a odškrtávat.

Denní BuJo:

Sem patří všechny vaše denní úkoly i podúkoly. Čím podrobnější zápisky, tím čistější hlava. Dostaňte vše na papír, ať se mozek může soustředit jen na odbavování úkolů. Pomůže vám to s prioritizací.

→ Tip: Začněte vždy těmi úkoly, do kterých se vám chce nejméně. (Využijte znalosti a metod prioritizace). Uvidíte, že ty zbylé už pak půjdou jak po másle.

Týdenní BuJo:

Nevyhovuje vám vše plánovat na konkrétní den? Udělejte si bullet pointy na celý týden. Pokud víte, co je pro daný týden prioritní, bude snadnější se zaměřit na dílčí úkoly. Pro týdenní plánovač je ideální, když budete mít na každý den pouze jednu prioritu.

Měsíční BuJo:

Tady je prostor pro dlouhodobější vize a posuny. Pracovní i osobní. Chcete se něco nového naučit? Naplánujte si pomocí denních mini tasků, jak to za měsíc zvládnete. Zaznamenejte si sem i důležité události měsíce, na které se potřebujete připravit. Nemusí to být prezentace v práci, ale klidně i téma v rodině nebo plány pro dovolenou. 

Tím vaše práce na produktivitě nekončí. Aby to celé fungovalo, je potřeba si každý den a každý měsíc udělat sám se sebou feedback review. Dokončili jste všechny úkoly? Ne? Proč se to nepovedlo a co uděláte příští měsíc/následující den jinak? Je to nezbytný poslední krok. Zapište si, co chcete změnit jako jeden bullet point.  A teď už jen… konzistence. To je královna, král i klíč k vaší produktivitě.

→ Tip: Mimochodem tvůrce Bullet Journalu, Ryder Caroll, jej založil, aby touto metodou léčil lidi s poruchou pozornosti. Což napovídá, že je to dobrý postup, jak si udržet focus. Pokud by vás to zajímalo více, mrkněte se na TED Talk s Ryderem, kde mluví o svém vlastním ADD. 

Udělejte z deníku svého kouče, mentora a osobního strážce produktivity

Všechny tyhle metody a postupy jsou tu od toho, abyste se nestali otroky svých povinností. Naopak si díky nim pěkně posvítíte na to, co je důležité a co zas tolik ne. Berte to jako hru, která nezná poražených. Hlavně s lehkostí. Musí vás to v první řadě bavit.

Dejte mu svůj otisk, označkujte ho. Nebo jak se moderně říká: customizujte. Máme spoustu krásných deníků, ale to, co z nich teprve dělá ten VÁŠ jedinečný deník je způsob, jakým si ho “označkujete”. Ve svém BuJo můžete mít speciální kolekce. To jsou stránky zaměřené na konkrétní obsah – trekujte svou náladu a zapisujte si třeba i věci, za které jste vděční. Zaznamenávejte svůj progres, i dílčí úspěchy. Mějte stránky určené pro volný proud nápadů – brainstorming. Označte si tyto stránky třeba pomocí tematických nálepek. A pokud máte lehký pocit OCD, že byste to značení později chtěli měnit, zvolte místo nálepek washi pásky, které jdou jednoduše strhnout, aniž by po sobě zanechaly stopy.