#Efektivní poznámky#
Číst, psát a něco si z toho pamatovat. Eliška Šestáková vás v nové poznámkové sérii provede světem efektivního zapisování a seznámí vás s nástroji i technikami, které se vám budou ve světě jedniček a nul hodit. V rozhovoru mluví o tom, jak do svého vlastního systému poznámek propisuje hravost, co pro ni znamená produktivita i o tom, jak pravidelné ukládání informací proměňuje myšlení.
Eliška Šestáková
teoretická informatička
Eliška Šestáková je informatička a průvodkyně světem poznámkování. Získala doktorát v oboru Teoretická informatika na Fakultě informačních technologií ČVUT v Praze, kde několik let také vyučovala. Studium jí dalo algoritmické myšlení a systematický přístup k řešení problémů – dovednosti, které dnes využívá při práci s informacemi a při budování funkčních poznámkových systémů.
Téma poznámek a práce se znalostmi ji začalo přitahovat už během studia a naplno se rozvinulo při psaní dizertační práce. Od té doby se věnuje tomu, jak si dělat a organizovat poznámky tak, aby člověku dlouhodobě pomáhaly lépe myslet, učit se, tvořit i rozhodovat. Píše blog, vede kurzy a pomáhá lidem proměňovat nahromaděné informace v přehledný systém, který skutečně slouží.
Vedle poznámek a systémů miluje světy sci-fi a fantasy.
Eliško, kdyby někdo nahlédl do vašeho poznámkového systému, co by se o vás pravděpodobně dozvěděl?
Člověk by si asi řekl, že jsem taková hračička. Svůj poznámkový systém mám totiž tematicky laděný jako vesmírnou loď. Nepoužívám obyčejné názvy jako například ‚úkoly a projekty‘, ale říkám jim ‚mise‘. Své hlavní nachytřovací poznámky mám uložené ve ‚warp core‘, poznámky z knih, kurzů a dalších zdrojů v ‚supply depot‘ a nepíšu si deník, ale ‚captain's log‘.
Lidé by si také mohli všimnout toho, že mám ráda organizaci a pořádek. Snažím se mít ve svém systému poznámky zorganizované tak, abych vždy viděla pouze ty relevantní tomu, co právě dělám, a abych se neztratila v informačním přehlcení. Chci vždy vidět pouze potřebné poznámky bez zbytečného rozptylování.
No a pokud by se do mého systému podívali opakovaně po nějaké době, zjistili by asi nejdůležitější věc: že věřím v kontinuální vývoj. Můj systém se neustále proměňuje, jak objevuji lepší způsoby organizace myšlenek a jak se mění mé zájmy a priority. Je to živý organismus, který roste spolu se mnou, ne statická struktura.
Kam si nejraději zapisujete a za jakých okolností?
Poznámkování prostupuje snad všechny oblasti mého života. Přijde mi, že jakmile člověk jednou začne vnímat svět očima poznámkáře, objevuje pak další a další příležitosti, kde mu poznámky mohou pomoci.
Kdybych to měla shrnout, rozeznávám dva hlavní druhy poznámek: dočasné a trvanlivé.
Dočasné poznámky jsou pro mě takové, jejichž účelem je posloužit mi jen krátkodobě. Slouží hlavně k tomu, abych ulehčila své hlavě. Typicky fungují jako připomínka, kterou si zapisuji ve chvíli, kdy se věnuji nějaké činnosti a napadne mě myšlenka, které se nemohu ihned věnovat, ale chci se k ní později vrátit. Když se pak k těmto poznámkám vrátím, pak buď vykonám úkol, který popisují, zpracuji je do trvalých poznámek, nebo je prostě jen smažu, protože už splnily svůj účel.
Pro zapisování dočasných poznámek používám nejčastěji telefon. Vyzkoušela jsem mnoho sofistikovaných řešení, ale nakonec mi nejvíce vyhovuje jednoduchá metoda — posílat zprávy sama sobě přes WhatsApp. Je to rychlé a vždy po ruce. Když sedím u počítače, zapisuji si dočasné poznámky přímo do své poznámkové aplikace Roam Research.
Trvanlivé poznámky si pak typicky píšu ve chvílích, kdy na to mám speciálně vyhrazený čas. Jsou základem mého poznámkového systému — jedná se o poznámky, které si uchovávám dlouhodobě a k nimž se opakovaně vracím i po několika letech. Patří sem výpisky z knih a dalších nachytřovacích zdrojů, mé vlastní úvahy nad různými tématy, ale také třeba praktické checklisty a seznamy, které používám opakovaně. Trvanlivé poznámky si zapisuji nejčastěji do poznámkové aplikace Roam Research.
A co všechno má pro vás poznámkový potenciál?
Je to vlastně cokoliv, co může usnadnit život mému budoucímu já. Zapisuji si informace, které mi mohou pomoci s mým osobním či profesním růstem – užitečné myšlenky z knih, podcastů či rozhovorů. Sbírám podklady pro vzdělávací obsah, který tvořím. Zaznamenávám si postupy u činností, které dělám jen zřídka, abych příště nemusela být na sebe naštvaná, že jsem zapomněla, jak na to. A také si samozřejmě píšu poznámky k úkolům a projektům, na kterých pracuji.
Poznámkování mi ale také slouží jako nástroj pro přemýšlení — když si potřebuji utřídit myšlenky ohledně nějakého složitějšího tématu nebo rozhodnutí, prostě si začnu psát poznámky. Často až při samotném psaní přicházím na nové souvislosti a nápady, které by mě jinak nenapadly. Takže poznámkový potenciál má i to, co mi pomáhá lépe přemýšlet v přítomném okamžiku, nejen v budoucnosti.
Co bychom našli na vašem pracovním stole?
„Jsem naprosto horizontální autor," řekl Truman Capote v rozhovoru pro The Paris Review v roce 1957. „Nedokážu přemýšlet, pokud neležím – buď v posteli, nebo natažený na pohovce – a musím mít po ruce cigaretu a kávu."
Mám to podobně, jen s několika obměnami. Nekouřím a místo kávy bych si raději dala čaj. Ale ta horizontální část platí dokonale. Nejlépe se mi přemýšlí, když nemusím sedět zpříma. Mým hlavním pracovním místem je tak polohovací křeslo, kde si na podložku pokládám notebook nebo si beru knihu, papír a tužku. Poblíž tohoto křesla tedy najdete podložku pod notebook, samotný notebook, několik aktuálně rozečtených knih, papíry na poznámky z četby, vždy něco na psaní a téměř vždy hrnek s dobrým čajem.
Když se ale přece jen ocitnu u klasického pracovního stolu, našli byste tam několik věcí. Především odkladač na různé papíry a dokumenty čekající na zpracování. Vedle něj pak archiv/kartotéku, kam tyto dokumenty po roztřídění ukládám. Nechybí ani složka s krátkými materiály k pročtení – letáky a časopisy, které čekají, než je vyhodím nebo zařadím. Samozřejmostí jsou psací potřeby, bločky a počítač. V poslední době mi na stole přibyla také krabička s papírovými kartičkami pro zettelkasten a papírový deník. Rozhodla jsem se totiž vyzkoušet si vést zettelkasten papírově – specificky pro oblast sebepoznání, což je můj aktuální osobní projekt. Deník poslouží jako hlavní vstup, ze kterého pak budu čerpat podklady pro kartičky. Zajímavé je, že ačkoliv většinu poznámek píšu raději digitálně, tyto osobní, hluboce soukromé myšlenky mi nějak nejdou přes prsty na klávesnici a mnohem přirozeněji mi plynou na papír.
Jak byste popsala ideální poznámku?
Přiznám se, že tahle otázka mě přiměla se trochu zamyslet, protože poznámek existuje několik typů, z nichž každý má jiný účel, a proto i 'ideál' vypadá pro každou kategorii jinak.
Co ale mohu říci s jistotou je, že ideální poznámka je taková, která dokonale plní svůj účel, pro který jsem ji vytvořila.
Měla to být připomínka něčeho, co jsem nechtěla zapomenout? Pak je poznámka ideální, pokud mi danou věc skutečně ve správný čas připomněla.
Měla poznámka sloužit k mému nachytření z knihy nebo podcastu? Pak je ideální, pokud zachycuje tu esenci, která mě zaujala, a je formulovaná tak, že mi i po letech dává smysl a přináší hodnotu.
Měla mi ušetřit čas v budoucnu tím, že jsem si zapsala postup složitějšího úkonu? Pak je ideální, pokud je dostatečně podrobná, abych podle ní mohla danou věc zopakovat, ale zároveň není zbytečně rozvláčná.
A tak dále.
Už během magisterského studia jste začala učit na vysoké škole. Jakou roli hrálo zapisování v procesu vašeho vzdělávání?
Poznámkování bylo mým věrným společníkem po celou dobu vzdělávání, i když jsem dlouho postupovala čistě intuitivně, bez znalosti jakýchkoli osvědčených postupů nebo metodik.
Během studia vypadal můj systém poměrně jednoduše – měla jsem jeden sešit pro všechny předměty, kam jsem si během výuky zapisovala rychlé poznámky. Na vysoké škole jsem k tomu přidala i nahrávání přednášek a seminářů na diktafon. Klíčovým momentem ale bylo, co se dělo potom – doma jsem tyto rychlé zápisky (s pomocí případného audio záznamu) přepisovala do pečlivých, strukturovaných poznámek.
Tento proces přepisování se stal mou hlavní učební metodou. Když jsem narazila na něco, čemu jsem nerozuměla, nemohla jsem to smysluplně přepsat. Musela jsem se zastavit, vyhledat dodatečné informace ve skriptech nebo online, a teprve až jsem koncept pochopila, mohla jsem pokračovat. Byl to časově náročný proces, ale myslím, že právě díky němu jsem dosáhla výborných studijních výsledků.
A jak se to posunulo s učitelskou praxí?
S nástupem do role vyučující se cíl mého poznámkování proměnil. Už jsem nepoznámkovala proto, abych něco pochopila já, ale proto, aby něco ode mě pochopil někdo jiný.
Zpočátku jsem si přípravu na výuku dělala na papír – pečlivě jsem si zapisovala zadání úloh, které jsem chtěla se studenty řešit, včetně jejich řešení. Dokonce jsem dělala i jakési „simulace výuky“ – zkoušela jsem úlohy vysvětlovat nanečisto, bez koukání na řešení, abych si ověřila svou připravenost.
Postupně jsem přešla na digitální systém a začala jsem poznámky každoročně vylepšovat. Jedním z nejužitečnějších prvků bylo, že jsem si u jednotlivých úloh začala evidovat časté chyby studentů a otázky, které k danému tématu měli. Díky tomu jsem mohla výuku neustále zdokonalovat a předcházet problematickým místům.
Zajímavé je, že ačkoliv jsem poznámkování intenzivně využívala, k systematickému studiu této dovednosti jsem se dostala až ke konci svého doktorského studia. Do té doby to byl spíš proces pokusů a omylů vedený intuicí.
Udržujete si ve svých poznámkách striktní disciplínu? Nebo vám nevadí občas sklouznout k improvizaci?
Jako systematicky založený člověk s láskou k pořádku a organizaci je pro mě striktní disciplína v poznámkování něco jako vysněná meta. Je to ideál, ke kterému směřuji a o který se snažím.
Zároveň ale žiju v reálném světě, kde ne vždy jde dodržet všechna pravidla, která jsem si stanovila. Občas tedy k improvizaci sklouznu – udělám něco jinak, než jak říká můj proces nebo jak mám nastavený poznámkový systém. Snažím se však, aby to bylo vždy vědomé rozhodnutí a ne důsledek lenosti. Chci mít pro každou odchylku od systému dobrý důvod.
Co považuji za klíčové: když zjistím, že svůj systém porušuji často, beru to jako signál, že něco není v pořádku. Ne se mnou, ale se systémem. Je to podnět k přezkoumání a úpravě. Systém by měl být nastaven tak, aby mi sloužil a pomáhal, ne aby mi vytvářel výčitky, že ho nedodržuju. Pokud často dělám věci jinak, než jsem si nastavila, znamená to, že systém potřebuje přeladit, aby lépe odpovídal mým skutečným potřebám a pracovním návykům. Tomuto procesu ladění se nedá vyhnout. Není to chyba. Je to přirozená součást práce s poznámkovým systémem.
Jak často a za jakých okolností se ke svým poznámkám vracíte?
Řekla bych, že tak často, jak potřebuju, což se ovšem liší podle typu poznámek. Ne všechny poznámky jsou totiž stejné. Každý druh má svůj vlastní účel a čas, kdy se k němu vracím.
Vezměme si například dočasné poznámky v mé „poznámkové čekárně“. Ty tvořím spontánně během dne, když mě něco napadne a nemohu se tomu ihned věnovat. K těmto poznámkám se vracím denně, ideálně na začátku každého pracovního času. Tento častý návrat je pro mě důležitý, protože bych jinak mohla ztratit kontext. Tyto poznámky jsou často heslovité, zachycené ve spěchu, a později bych si nemusela vzpomenout, co jsem tím vlastně myslela.
Jiným typem jsou projektové poznámky, které se týkají mých konkrétních úkolů a aktivit – může jít o psaní článku, aktualizaci mého webu, přípravu výuky ve škole, plánování svatby či jídelníčku prvních příkrmů pro mou dcerku. K těmto poznámkám se vracím primárně ve chvílích, kdy na daných úkolech aktivně pracuji.
A pak jsou tu mé zettelkasten poznámky – ty nejtrvalejší, které tvoří jádro mého nachytřovacího systému. K nim se vracím nejvíce při dvou hlavních příležitostech: Jednak když přidávám novou související poznámku a potřebuji vidět, co už jsem si o daném tématu dříve zapsala, a jednak když připravuji vzdělávací obsah a hledám podklady.
A nacházíte v nich to, co hledáte?
Mým ideálem by samozřejmě bylo, aby odpověď zněla vždy „ano“. Realita je však taková, že občas narazím na prázdné místo, kde bych očekávala užitečnou informaci.
Tyto momenty se ale snažím vnímat konstruktivně – jako zpětnou vazbu pro vylepšení svého systému. Když nenajdu to, co hledám, ptám se: Proč jsem si to nezaznamenala? Byla informace skutečně důležitá? Nebo jsem ji zaznamenala, ale na jiném místě nebo jiným způsobem, než jsem očekávala? Tyto reflexe mi pomáhají systém neustále zdokonalovat.
Paradoxně i nenalezení hledané informace může být přínosem, je to příležitost k růstu a zlepšení mé dovednosti poznámkování.
Co je pro vás důkazem efektivity?
Důkazem efektivity je pro mě především můj vnitřní pocit, že postupuji správně.
Možná to zní překvapivě – nezdůrazňuji počet splněných úkolů, odškrtnuté položky na seznamu nebo množství napsaných poznámek. Místo toho spoléhám na svou intuici, která funguje jako citlivý radar na to, zda věnuji čas skutečným prioritám, nebo jen plýtvám energií na zdánlivě důležité, ale ve skutečnosti okrajové činnosti.
V praxi to znamená, že během dne aktivně naslouchám svému vnitřnímu hlasu a vnímám své emoce.
K tomuto přístupu jsem ale nedospěla hned. Dříve jsem se v negativních emocích související s vlastní neefektivitou „koupala“, ve smyslu, že jsem prostě měla blbou náladu a hledala problém všude jinde – rušivé prostředí, nedostatek času, příliš mnoho povinností, špatně nastavený poznámkový systém... Nenapadlo mě zpochybňovat, že problém je v tom, že své skutečné priority odkládám a věnuji se úkolům, které jen vytváří pocit zaneprázdněnosti.
Proč jsem to dělala? Asi proto, že pro mě priority byly tak důležité, že jsem se bála, že to neudělám dobře, že to nevyjde, a tak jsem přešlapovala na startu, odkládala tyhle činnosti a místo toho byla zaneprázdněná všemožnými jinými nepodstatnými, okrajovými úkoly. Zásadní změna přišla s narozením mé dcery. Můj volný čas se zmenšil natolik, že jsem byla nucena přehodnotit, co je skutečně důležité. Každá minuta se najednou pro mě stala vzácnější a já si uvědomila, že ji musím věnovat pouze skutečným prioritám. To, že jsem začala mít méně času, mě naučilo být efektivnější než kdykoli předtím, protože už si nemohu dovolit plýtvat časem na věci, které nejsou v souladu s mými skutečnými cíli a hodnotami.
„V analogovém papírovém světě panuje přirozený klid, který umožňuje snáze se soustředit skutečně jen na poznámkování.“
Raději všechno archivovat, nebo postupně mazat, co už neslouží?
Mazání je pro mě (jako pro hodně dalších lidí) mentálně náročný úkol.
Vždy se přistihnu při myšlence „Co kdyby se mi to náhodou ještě hodilo?“. Ve fyzickém světě toto nastavení vytváří problém, vede k hromadění věcí, které odčerpávají jak fyzicky dostupné místo, tak i mentální energii, zvláště když jsou stále na očích.
V digitálním světě je to ale jiné. S místem dnes už prakticky šetřit nemusíme a navíc můžeme věci jednoduše odklidit tak, že je nemáme na očích a neodčerpávají nám energii.
Takže zatímco ve fyzickém světě jsem aspirující minimalistka a snažím se nechávat si opravdu jen věci, které mi slouží, používám je nebo je mám ráda, a ostatního se zbavuji, v digitálním světě jsem spíše maximalistka. Mažu jen zřídkakdy. Konkrétní příklad: když mi při psaní článku nějaká část prostě nesedí, ale nemám to srdce ji smazat, přesunu ji do složky „na později“ s tím, že ji tam přidám později. K tomu už většinou nedojde, ale pomáhá mi to pokračovat v práci. Mnoho spisovatelů používá podobnou techniku. A já stejnou taktiku používám i při archivování ostatních poznámek ve svém systému.
Pamatujete si, kdy jste se poprvé setkala se systémem Zettelkasten? A jak se od té doby vyvinulo to, jak ho využíváte?
Vím to zcela přesně. Bylo to v létě roku 2020. Poprvé jsem se s zettelkasten setkala v době, kdy jsem začínala psát svou disertační práci. Nepsala jsem ji od začátku svého studia, ale až na konci, a v tu chvíli jsem potřebovala nějak dát dohromady všechny své již publikované vědecké výsledky, nepublikované nápady (rozmyšlené i jen částečně promyšlené) a spoustu myšlenek a podkladů z externích zdrojů – vědeckých článků a knih ostatních autorů.
Byl to chaos. Vůbec jsem nevěděla, kudy do toho píchnout a kde začít. A tak jsem začala hledat na internetu, jak na to... Nejprve jsem nalezla knihy o psaní disertace, a i když tam byly užitečné informace, nebylo to to, co jsem hledala. Až jsem narazila na knihu How to Take Smart Notes od Sönkeho Ahrense (v té době ještě český překlad k dispozici nebyl). Byla jsem sice trochu skeptická, ale stejně jsem si knihu pořídila, a k mému překvapení to bylo přesně to, co jsem potřebovala. Kniha přesně řešila můj problém – jak si organizovat znalosti za účelem dlouhodobého rozvíjení a přemýšlení, a následné publikace.
Teď je to tedy už pět let, co zettelkasten znám a používám. Moje chápání se ale postupně vyvíjelo. I když systém může na první pohled vypadat jednoduše, skutečné pochopení podle mě chvíli trvá.
V čem podle vás ručně psaný systém překonává digitální aplikace a v čem je naopak těžkopádnější?
Výhodou ručně psaných poznámek je podle mě jednoznačně menší rozptylování. Digitální prostředí je ze své podstaty rušivější – oznámení, možnost přepínat mezi aplikacemi či prohlížet internet jsou neustálým pokušením. V analogovém papírovém světě panuje přirozený klid, který umožňuje snáze se soustředit skutečně jen na poznámkování. V digitálním prostředí to vyžaduje více vědomého úsilí, neustálé hlídání se a cílené nastavování prostředí tak, aby minimalizovalo rušivé elementy.
Další kouzlo papírových poznámek spočívá v jejich fyzické podstatě. Jsou hmatatelné, mají svou vůni, texturu a tvar. Vnímáme je více smysly než jen zrakem – můžeme je cítit hmatem i čichem. To podle mě způsobuje, že je poznámkování zábavnější a vytváříme si k poznámkám silnější citovou vazbu.
Ručně psané poznámky také vedou k přirozenému zpomalení myšlenkových procesů. Když píšeme rukou, činíme tak výrazně pomaleji než při psaní na klávesnici. Tento pomalejší proces nás nutí více promýšlet obsah, lépe formulovat myšlenky a v důsledku si také lépe pamatujeme, co jsme napsali.
Na druhé straně, nevýhodou papírových poznámek je alespoň v mém případě perfekcionismus. Už na vysoké škole jsem své poznámky přepisovala, aby byly dokonalé. To je samozřejmě časově náročné a zpomaluje postup, když člověk opakovaně přepisuje již napsané. V digitálním prostředí mi tento perfekcionismus postupně odpadl – vím, že se mohu kdykoliv vrátit a poznámku upravit či vylepšit. Více vnímám psaní poznámek jako iterativní proces, kdy poznámka nejprve nějak vznikne a já ji pak časem zdokonaluji.
Digitální poznámky přinášejí i další výhody – snadnou přenositelnost (tisíce poznámek mohu mít stále s sebou v telefonu), vyhledávání (okamžitě najdu, co potřebuji), snadnější propojování souvisejících myšlenek a samozřejmě i snadnější sdílení s ostatními.
Závěrem bych ale řekla, že obojí má své výhody i nevýhody a nelze jednoznačně určit, který přístup je univerzálně lepší. Každému vyhovuje něco jiného a různé typy poznámek mohou vyžadovat různé přístupy.
Osobně oba světy kombinuji – například při čtení si dělám rychlé ruční poznámky na papír jako připomínky toho, co mě zaujalo a kde to najdu, a později je zpracovávám do trvalejších digitálních poznámek do svého zettelkasten systému.
Máte pocit, že pravidelné zapisování má potenciál měnit naše myšlení?
Jednoznačně mohu ze své zkušenosti říct, že ano. Poznámkování vnímám jako nástroj pro lepší přemýšlení – ne pouze jako způsob uchovávání informací.
Díky tomu, že své myšlenky zapisuji, jsou mnohem propracovanější a jasnější. Když myšlenku převádím z hlavy na papír nebo do digitální podoby, musím ji zformulovat, což vyžaduje přesnější definování toho, co vlastně chci říct. V tomto procesu často objevím mezery ve svém uvažování nebo nové souvislosti, které by při pouhém "přemýšlení v hlavě" zůstaly skryté.
Za sebe to vnímám takto: Přemýšlet bez poznámkování je jako stát před zavřenou skříní a rozhodovat se, co si vezmu na sebe. Spoustu energie musím věnovat tomu, že si rozpomínám, co v té skříni vlastně mám, a tyto informace musím zároveň držet v hlavě, zatímco se snažím vytvářet různé kombinace. Je to vysilující. Mnohem jednodušší je tu skříň otevřít, vidět vše před sebou a pak s tím pracovat. Poznámkování mi takhle pomáhá dát před oči moje myšlenky a mně se pak s nimi jednodušeji pracuje.
Foto: Adam Mráček
