Jak kombinovat papírový a digitální diář

#Plánování#

Papír nebo online? Jeden zpomaluje, druhý zrychluje. Řada z nás už při organizaci a plánování neopouští digitál, jiní zase nedají dopustit na svůj papírový diář. Co když se ale odpověď na otázku, jak dosáhnout idylické workflow, neskrývá v příklonu k jednomu nástroji, ale naopak v jejich vzájemné symbióze a kombinaci toho nejlepšího z obou světů? V tomto článku vás provedeme výhodami i úskalími obou platforem a zároveň představíme funkční strategie, jak je obě sladit a vytvořit z nich efektivní tandem.

Jaké výhody má papírový diář

Žádné aktualizace, už po desáté zapomenutá hesla ani skomírající baterka. Plánování na papíře není old-school. Právě naopak. Skýtá celou řadu pozitiv, které vám svět jedniček a nul jednoduše nedopřeje. A tak i když vás desítky papírových stránek možná uvádí do paralýzy a obáváte se, že i ten nejhezčí diář skončí už v prvním kvartálu zase v šuplíku, pokusíme se vás přesvědčit, ať mu dáte ještě šanci. 

• Aktivnější zapojení paměti: Studie prokazují, že mozek si po zápisu úkolu na papír dokáže daleko lépe vybavovat informace, než když je zapisujeme na klávesnici, díky vlastní formulaci poznámek totiž dochází k hlubšímu kognitivnímu porozumění.
  
  
• Méně rozptýlení, více soustředění: Nenechat se vyrušit notifikacemi, otevřenými záložkami a všelijakými lákadly online světa? Často takřka nesplnitelná mise. Papír vám ale pomůže udržet focus jen tam, kde ho zrovna potřebujete mít. A vyvarovat se chaotickému přepínání mezi jednotlivými myšlenkami i multitaskingu. Studie technologické platformy Lokalise ukazuje, že 60 % zaměstnanců má potřebu reagovat na notifikaci do hodiny. Nicméně můžete se spolehnout, že papír vás do žádného sprintu nenutí.
  
  
• Deníkové záznamy: Seznamy knížek, filmů i míst, která chcete navštívit nebo třeba přehled výdajů i soupis všeho, co si chcete zabalit na dovolenou. Oblíbené pero, fixy, zvýrazňovače, ale i samolepky dostanou prostor zazářit. A vy zase příležitost k rozvíjení kreativity i mentálnímu odpočinku (speciální znaky, kresky a čmáranice included).
  
  
• Vzpomínkový archiv: Diář má i velikou sentimentální hodnotu. Často totiž představuje best of vašeho roku. Připomínky úkolů, které jste pokořili. I té skvělé pizzy, kterou jste ochutnali na výletě v Miláně. Abstrakt všeho, co jste zažili, jak připomíná designérka Anna Marešová: „Nejstarší diář mám z roku 2000. Ten mám tedy někde na půdě. Ale tady mám ty z posledních let. Řekněte si datum, já vám dohledám, co jsem ten den dělala.“ Stránky diáře vám zkrátka pomohou ohlédnout se zpátky, poplácat se po rameni a osvěžit to, co už jste stihli zapomenout.
  
  
• Estetická hodnota: Možná to zní jako nepodstatný detail, ale právě detaily často určují, jestli se nám v každodenním sprintu daří udržet dobrou náladu. Papírový diář nevnímáme pouze jako užitečný nástroj, ale i jako objekt, který budete s největší pravděpodobností brát do ruky každý den. A proto si myslíme, že pokud máte vedle sebe takový, se kterým na první pohled souzníte a jehož vizuál vás naplňuje dětskou radostí, bude se vám daleko snáze pracovat, plánovat i tvořit.

Jaké výhody má digitální kalendář

Technologie si často spojujeme s tím, že nám zjednodušují život. A skutečně! Důvodů, proč fandíme online time managementovým nástrojům, bychom vymysleli celou řadu. A na prvním místě nás napadá třeba:

• Dostupnost: Tick tick, Notion i Google Calendar spustíte kdykoliv, kdekoliv a během pár vteřin tam najdete všechno, co potřebujete: přehled úkolů, deadlinů i seznam schůzek.
  
  
• Flexibilita: Posunout čas, přehodit datum nebo reorganizovat projekt je v onlinu otázka jednoho kliknutí.
   
• Struktura, která drží pohromadě: Digitální nástroje nabízí sofistikovanou, přehlednou strukturu, která drží pohromadě. K taskům, prioritám i to do listům se dostanete z počítače i telefonu a můžete je mezi sebou poměrně jednoduše editovat, přesouvat i propojovat.
   
• Spolupráce: Sdílené kalendáře, projektové desky a týmové úkoly, za to všechno patří digitálu fůra plusových bodů! 

5 strategií, jak kombinovat digitální a papírové nástroje

Přesvědčili jsme vás, že kalendář v telefonu už není jedinou platformou, se kterou chcete plánovat? Nebo naopak nedáte dopustit na papírový diář a přejete si vyzkoušet, jak mu to půjde v collabu s digitálním nástrojem? Pojďme se podívat na pět kroků, které vám mohou pomoci propojit oba světy, a to jak v pracovní, tak osobní rutině.

1.) Zmapovat současný stav

Jako první je na řadě audit. Nástroje na time management vám totiž mají čas šetřit, nikoliv ubírat. Proto je už od začátku dobré myslet na to, co od obou systémů očekáváte a jak se vyvarujete tomu, aby se vám informace zbytečně neduplikovaly na dvou platformách. A tak doporučujeme se na startu zamyslet nad následujícími otázkami:

• Jaké nástroje v současné chvíli používám a co všechno si do nich zapisuju (úkoly, schůzky, pracovní bloky, výlety, kontroly u lékaře, volnočasové aktivity) ?

• Jakou část klasické denní agendy chci mít online a jakou v diáři? A co s nepravidelnými poznámkami? 

• Jak moc potřebuji, aby se informace mezi nástroji překrývaly?

Tip: Vytvořte si přehledovou mapu všech nástrojů, které jste zvyklí používat, od kalendáře přes Trello až po papírový diář. A zaznamenejte si všechny typy úkolů, které do nich zapisujete: schůzky, projekty, volnočasové aktivity, opakující se úkoly, nepravidelné poznámky. 

2.) Papírový warm up

Ráno nemusí začínat odklikáváním notifikací. Kafe i cestu (ať už fyzickou nebo jen mentální) k pracovním povinnostem už máte za sebou, tak si vezměte k ruce papírový diář a dopřejte si první čtvrthodinu pracovní doby ještě v offline režimu. Sepište si 1-5 hlavních bodů dne, nikoliv úkolů, ale priorit. 

A až po tom, co budete mít rozcvičku za sebou, otevřete digitální nástroje (například Todoist, nebo Monday) a na základě priorit si do check-listu zaneste jednotlivé dílčí úkoly, které si pak budete moci odškrtávat.

3.) Checkpointy

Deadliny, opakované úkoly, bloky na soustředěnou práci nebo třeba preventivní prohlídka. Kam nedosáhne papír, nasaďte digitál. A pokud ještě nemáte svůj oblíbený digi nástroj, můžete vyzkoušet třeba Todoist, nebo Monday. 

Jak to bude vypadat v praxi? Saháte po diáři a napíšete několik nejpodstatnějších bodů (nebo už je možná máte poznačené ze včera): Prezentace, zavolat mámě & alergologie. Následně otevíráte digitální nástroj a úkoly zanášíte do digitálního to do listu, na přípravu prezentace si v kalendáři blokujete časové okno, kdy nechcete být nikým vyrušen/a, a na večer dáváte do kalendáře upomínku, že jste se chtěl/a s mámou domluvit na sobotní oslavu. Na konci dnes se pak vracíte k papírovým poznámkám a kontrolujete, jestli se vám podařilo priority naplnit.

A co takhle role swap? Stejně tak ale můžete pořadí obou nástrojů prohodit – digitál bude přehledový a papír výkonnostní. Jako první ráno otevřete online kalendář a na základě událostí a úkolů, které vás čekají, saháte po papírovém to do listu nebo diáři a přepisujete do něj jednotlivé úkoly, které vás dnes čekají.

4.) Synchronizační rituál

Méně je někdy více. A s tímhle mikronávykem se vám podaří minimalizovat nadbytečnou duplikaci informací. Najděte si 10 minut na konci každého dne a projděte si, co jste zapsali, co chybí, co přeteklo. 

Zároveň přichází čas i na zálohu papírových poznámek. Všechno důležité, zajímavé nebo inspirativní, co vás během dne potkalo, si můžete přenést z papíru do digitálního přehledu. Aby to nezůstalo ležet v zapomenutém zápisníku. 

5.) Plánovat, ale i reflektovat

Každý týden, měsíc nebo alespoň čtvrtletí si vyhraďte pár desítek minut na vyhodnocení úspěchů a radostí i reflexi překážek, s nimiž jste zápasili. Papír můžete využít na brain dump, spontánní reflexi nebo myšlenkovou mapu. Digitál vám zase umožní přesně sledovat výkon, časové statistiky i metrik produktivity.

• V čem se vám dařilo?

• Kde jste spálili nejvíce času a energie?

• A co chcete do příště změnit?
  

A nakonec už jen malý reminder: žádný nástroj není všespásný. Produktivita se neodvíjí od toho, kolik nástrojů máte v repertoáru, ale od toho, jak je umíte vytěžit. Takže ať už si váš organizační tým poskládáte z digitálních nástrojů nebo přizvete do hry i ty papírové, hlavně nezapomeňte být zvídaví, vynalézaví a hraví!