Konečně pořádek v poznámkách: proč se v nich ztrácíme a co změnit jako první

#Efektivní poznámky#

Poznámky si píše spousta lidí. Najít je ve správnou chvíli už ale umí málokdo. Ve třetím díle poznámkové série si proto posvítíme na to, jak udržet v zápiscích řád a pořádek.

V prvních dvou dílech série o poznámkování jsme si ujasnili, co je poznámka a jaké může mít podoby. Poznámkou může být výpisek z knihy, zápis z porady, nákupní seznam, seznam věcí na dovolenou, recept z časopisu, tip na dárek, odkaz na článek, který si chcete přečíst, nebo myšlenka, která vás napadne cestou do práce.

Jinými slovy: poznámky si píšeme o spoustě věcí. O práci. O rodině. O zdraví. O lidech. O knihách. O nápadech.

Všechno je dobré až do chvíle, kdy jste si jistí, že jste si něco určitě zapsali… ale nemůžete to najít. 

A čím víc poznámek máte, tím častěji se to stává. Zpomaluje to práci, vytváří frustraci a časem to může vést až ke ztrátě důvěry v poznámky.

A tak si přirozeně začnete říkat, že by to chtělo udělat v poznámkách pořádek. 

No jo… jenže jak?

V tomhle článku se podíváme na tři nejčastější scénáře, kvůli kterým se lidé ve svých poznámkách ztrácejí, a hlavně na první krok, kterým má smysl začít, pokud si v nich chcete udělat pořádek.

Roztroušené poznámky: když poznámky nemají společný domov

První scénář vypadá nevinně.

Při čtení si podtrhnete důležitou pasáž a napíšete si komentář na okraj. Na schůzce si uděláte pár poznámek do sešitu. V tramvaji vás napadne dobrá myšlenka a rychle si ji hodíte do mobilu. Někdo vám pošle tip e-mailem a vy si ho tam necháte na později. A někde mezi tím ještě máte rozečtený PDF dokument s vlastními poznámkami.

Postupně zjistíte, že poznámky máte všude.

To samo o sobě není špatně. Problém nastane ve chvíli, kdy se z těchto míst stanou jejich trvalé domovy. Když podtržené pasáže, poznámky ze schůzek i rychlé nápady zůstávají tam, kde původně vznikly.

Pak se ze zpětného dohledání konkrétní poznámky stane detektivka.

Bylo to v té aplikaci, nebo v tamté? Psala jsem si to do sešitu v práci? Nebo to mám v komentářích toho PDFka na disku?

Jeden šuplík: když všechno končí na jedné hromadě

Druhá skupina lidí si řekne: takhle ne.

A rozhodne se, že všechny poznámky bude psát na jedno místo. Do jedné aplikace. Do jednoho sešitu. Do jedné složky. Představte si to jako digitální nebo papírový šuplík.

Zní to jednoduše a ze začátku to opravdu funguje. Poznámek je málo a ještě si pamatujete, co jste si kdy zapisovali. Jenže časem jich začne přibývat a z praktického řešení se stane časový vysavač.

Víte, že jste si to psali. Jenže najít to mezi stovkami dalších poznámek trvá věčnost.

Labyrint složek: když poznámky třídíte podle témat a podtémat

A pak přijde třetí scénář.

Často je to reakce na šuplík. Člověk si řekne: dobře, udělám si v tom pořádek. A sáhne po na první pohled nejlogičtějším řešení — začne poznámky třídit podle témat a podtémat.

Vypadá to zpravidla nějak takto: vytvoříte si složky jako Rodina, Osobní, Vzdělávání nebo Finance. A v nich další podsložky: Děti, Škola, Zdraví, Recepty, Filmy a seriály…

Na první pohled to působí jednoduše a organizovaně.

Jenže z počátečních několika složek má takový systém tendenci bobtnat do stále složitějšího labyrintu. Buď přibývá podkategorií, jak se snažíme pojmout nové a nové typy poznámek, nebo přibývá položek v několika málo obřích složkách.

V prvním případě je nepřehledná struktura. Ve druhém nepřehledný obsah.

Ať jste kdekoliv, výsledek je stejný

Ať už máte poznámky roztroušené, v jednom šuplíku, nebo v labyrintu složek, důsledek bývá podobný.

Poznámky máte a investujete čas do jejich tvorby. Jenže vám nepomáhají ve chvíli, kdy je potřebujete.

A jak to tedy dělat lépe?

Pořádek v poznámkách podle mě začíná ve chvíli, kdy si ujasníte, že ne všechny poznámky jsou si rovny.

Dočasné vs. trvanlivé poznámky: první krok k pořádku

Představte si, že jedete ráno do práce.

Napadne vás něco k projektu a rychle si to ťuknete do telefonu. Je to krátké, neučesané, napsané za běhu. V tu chvíli ani neřešíte, jestli je ta myšlenka opravdu dobrá. Jen ji nechcete ztratit.

A teď si představte jinou situaci. Sedíte v klidu u počítače a píšete si pečlivé poznámky z knihy nebo kurzu. Už vybíráte, co je důležité. Píšete si výpisky vlastními slovy. A dáváte jim tvar tak, aby se k nim dalo vrátit i za měsíc.

To jsou dva úplně jiné typy poznámek.

Ty první jsou dočasné. Ty druhé trvanlivé.

Oba typy jsou užitečné a oba mají svůj smysl. Problém nastane ve chvíli, kdy je začneme míchat dohromady.

Když vedle pečlivých poznámek, ke kterým se chceme vracet, leží stovky rychlých útržků, odkazů a heslovitých nápadů, vzniká šum. A v tom šumu se ztrácí to, co má dlouhodobou hodnotu.

Zkušený poznámkář a spisovatel Sönke Ahrens říká, že když se všemi poznámkami nakládáme, jako by byly trvalé, dobré nápady nikdy nedosáhnou „kritické masy“ — tedy momentu, kdy je kvalitních poznámek k jednomu tématu už tolik, že se začnou skládat do souvislostí a opravdu nám pomáhat. Neustále je totiž znehodnocují poznámky, které patří jen ke konkrétnímu okamžiku nebo už na druhý pohled za moc nestojí (Ahrens, 2021).

První krok k pořádku v poznámkách je tedy  jednoduchý: vědomě od sebe oddělit poznámky dočasné a trvanlivé.

Jenže říct si tohle je jedna věc. Jak to ale nastavit v praxi?

Trvanlivé poznámky potřebují jeden domov

Trvanlivé poznámky jsou ty, ke kterým se chcete vracet opakovaně.

Vracíte se do nich pro podklady, rozhodnutí, vlastní myšlenky a věci, které mají dlouhodobou hodnotu. A právě proto je u nich největší problém, když jsou roztroušené po různých místech. Pak totiž nehledáte samotnou poznámku. Nejdřív hledáte, kde vůbec začít hledat.

Nejjednodušší první krok k pořádku v trvanlivých poznámkách proto zní: dávejte je všechny na jedno místo.

Vyberte si jednu aplikaci, jeden sešit nebo jedny desky a trvanlivé poznámky si ukládejte právě tam.

Dočasné poznámky mohou vznikat na více místech, ale nesmějí tam zůstat

U dočasných poznámek je to jiné.

Jejich úkolem je zachytit myšlenku, abyste se mohli rychle vrátit k tomu, co zrovna děláte. Proto je u nich v pořádku, když vznikají na více místech. Tady jde hlavně o rychlost a co nejmenší tření při zapisování.

Klidně si tedy rychlé poznámky pište do mobilu, na papír, do e-mailu sama sobě nebo do aplikace, kterou máte právě po ruce.

Ale je tu jedna důležitá podmínka: všechna tato místa musí být opravdu jen dočasná.

K dočasným poznámkám se potřebujete pravidelně vracet. Protože vznikají rychle, neučesaně a bez cenzury, často potřebují druhé posouzení. Je potřeba je projít, vybrat z nich to, co má dlouhodobou hodnotu, přesunout to do domova pro trvanlivé poznámky a zbytek smazat.

Závěr

Když lidé cítí, že v poznámkách ztrácejí přehled, často automaticky sahají po složitějším systému třídění. Přidávají složky, štítky, barvy, pravidla a další vrstvy organizace.

Jenže pořádek v poznámkách obvykle nezačíná tím, že všechno rozdělíte do jemnějších kategorií.

Začíná tím, že od sebe oddělíte dvě rozdílné věci: rychlé zachycení a dlouhodobé uchování.

Jakmile si tenhle rozdíl jednou ujasníte, spousta chaosu se vyřeší už tím samotným. Dočasné poznámky přestanou zahlcovat ty trvanlivé. A trvanlivé konečně dostanou šanci stát se místem, ke kterému se dá smysluplně vracet.

Tím to ale nekončí.

Když totiž dáte trvanlivé poznámky na jedno místo, vyvstane jedna důležitá otázka: jak je na tom jednom místě uspořádat, aby se z jejich domova nestal další šuplík nebo labyrint?

A právě na to se podíváme příště.

Do té doby poznámkujte tak, aby se v dočasných poznámkách neztratilo to, co stojí za to si uchovat.

Autorkou textu je Eliška Šestáková.

Poznámková série Elišky Šestákové

Pilujte svůj zápiskový um. Seznamíme vás s nástroji a systémy, které vám usnadní ukládání myšlenek a zefektivní práci s informacemi z porad, chytrých knížek, podcastů i přednášek. Eliška Šestáková sdílí všechno, co se o poznámkách během let studia i vlastní praxe naučila, a vysvětluje, proč je budování vlastní vědomostní základny tím nejlepším, co pro sebe můžete ve světě jedniček a nul udělat. 

¹ AHRENS, S., 2021. Jak si dělat chytré poznámky: Čtěte, pište a přemýšlejte s pomocí legendární metody zettelkasten. Jan Melvil Publishing. ISBN 9788075551474.