Kam s dočasnými poznámkami? 4 praktická místa podle toho, co máte po ruce

#Efektivní poznámky#

Víte, jak si zaručeně vyrobit chaos v poznámkách? Když se budete snažit každou z nich hned správně zařadit. Poradíme vám čtyři tipy na poznámkové čekárny, kam můžete poznámky odložit, než budete mít jasno kam s nimi.

Jsou chvíle, kdy si poznámku potřebujeme zapsat co nejrychleji, protože zrovna děláme něco jiného. Vaříme, řídíme, posloucháme přednášku, neseme dítě, sedíme ve vlaku nebo jen probíháme kolem pracovního stolu a hlavou nám proletí myšlenka, kterou nechceme ztratit.

Těmto poznámkám říkám dočasné. Potřebujeme je jen někam dočasně zachytit jako připomínku pro své budoucí já a později se rozhodnout, co s nimi dál.

U zápisu těchto poznámek nechceme řešit, jak se budou jmenovat. Do jaké složky je uložíme. Nebo na jaký poznámkový háček je pověsíme. Tohle všechno jsou důležité otázky. Ale ne ve chvíli, kdy se snažíme myšlenku teprve zachytit. Pak se totiž z původně rychlého zaznamenání myšlenky stává několikaminutový úkol. A to má dva možné konce.

Buď si poznámku raději nezapíšeme vůbec a sami sebe přesvědčíme, že si to tentokrát určitě zapamatujeme. 

Nebo ji někam nahonem šoupneme, hlavně aby už byla myšlenka z hlavy. Trochu jako když máte doma pohozenou věc, za pár minut čekáte návštěvu, a tak ji prostě strčíte do šuplíku. Uklizeno? Ano. Ale jen na oko.

Mnohem praktičtější je proto oddělit dvě různé činnosti: zachycení dočasné poznámky a její zpracování.

Místu pro zachycení dočasných poznámek říkám poznámková čekárna. Je to dočasná zastávka, kde na vás poznámky počkají, než je zpracujete, doplníte a případně přesunete mezi poznámky trvanlivé.

Dobrá poznámková čekárna musí být rychlá, jednoduchá a po ruce. A ideálně taková, aby vás její používání ještě bavilo. Protože ale dočasné poznámky tvoříme v různých situacích, pravděpodobně stejně jako já i další poznámkáři využijete více než jednu poznámkovou čekárnu, abyste tyto požadavky dokázali naplnit.

V tomto článku vám proto ukážu čtyři ověřené poznámkové čekárny, které můžete hned začít používat.

Sedíte u počítače? Pište na digitální denní stránku 

Když jsem v roce 2020 začínala používat poznámkovou aplikaci Roam Research, čekala jsem, že po spuštění uvidím nějakou přehlednou nástěnku.

Jenže aplikace neúprosně trvala na tom, že mi každé ráno otevře prázdnou stránku s aktuálním datem. Grrr. Vytáčelo mě to. Strávila jsem týdny hledáním možností, jak to vypnout. Naštěstí marně. Protože právě z téhle funkce, denních stránek, se nakonec stal základ mého poznámkového workflow.

Funguje to tak, že pro každý den máte vyhrazenou jednu čistou stránku s aktuálním datem. Do ní si během dne zapisujete všechno, co nechcete ztratit. 

Spousta poznámkových aplikací dnes umí denní stránku vytvořit automaticky. Vy tak ráno otevřete aplikaci a ona vás rovnou přivítá čistou stránkou pro dnešní den.

Možná si ale říkáte: proč si na dočasné poznámky zapsané na počítači jednoduše nevytvořit v poznámkové aplikaci složku jako Inbox, Dočasné poznámky nebo Ke zpracování? Chápu. Hodně lidí to tak dělá. Jenže taková složka má jednu nevýhodu. Když si ráno chcete zapsat novou myšlenku, vyskočí na vás i všechny neroztříděné poznámky ze včerejška, předevčerejška a bůhví odkdy. A to bere pozornost. Zahlcuje. Čím víc toho ve složce je, tím menší chuť máte ji otevřít.

U denních stránek začínáte každý den s čistým štítem. S uklizeným stolem. A tak i když poznámky netřídíte každý den, ale třeba jen jednou týdně, netříští vám jejich obsah pozornost v průběhu jednotlivých dní.

Složka na dočasné poznámky vás navíc trochu nutí k tomu, abyste ji kompletně vyprazdňovali. Každé poznámce musíte najít trvalý domov. Někam ji přesunout. Nebo ji smazat. U denních stránek to tak být nemusí. Některé drobné poznámky mohou klidně zůstat tam, kde vznikly. Později je můžete dohledat přes vyhledávání, které je dnes v poznámkových aplikacích běžnou funkcí

Já navíc ve své poznámkové aplikaci nechávám většinu poznámek přímo na denních stránkách. Místo přesouvání je totiž zpravidla třídím tak, že k nim přidám odkaz na poznámkový háček, ke kterému patří. Když pak daný háček otevřu, vidím všechny poznámky, které jsem na něj postupně navěsila.

A ačkoliv se denní stránky dostaly do popředí zájmu díky poznámkovým aplikacím poměrně nedávno, samotný princip denních záznamů žádnou novinkou není. Lidé si své myšlenky zapisovali po dnech už dávno předtím. Jen dřív takové zápisky zpravidla sloužily hlavně k osobní reflexi. Člověk si do nich psal, co prožil, co ho trápilo nebo co si chtěl promyslet. Prostě klasický deník.

Denní stránka jako poznámková čekárna je ale spíš pracovní plocha dne, kam si odkládáte rychlé nápady, poznámky ze schůzek, úkoly, postřehy, útržky nebo odkazy. Prostě cokoli, co během dne přichází a co nechcete ztratit.

Máte po ruce zápisník? Založte si papírovou denní stránku 

Ne vždycky je počítač pro dočasné poznámky to nejlepší místo. Někdy ho nemáte po ruce. Někdy se vám nechce otevírat aplikaci. A někdy je prostě vhodnější vzít do ruky papír. Třeba na schůzce. Když si během rozhovoru píšete poznámky do telefonu nebo počítače, druhý člověk často neví, jestli si zapisujete jeho myšlenku, odpovídáte na e-mail nebo kontrolujete, co je nového ve světě. U papírového zápisníku je to jasnější. Píšete si poznámky. Tečka.

Papírový zápisník bych doporučila i pro zapisování poznámek na přednáškách, workshopech nebo kurzech.

I takové poznámky bych totiž označila za dočasné. Není potřeba je hned dokonale zpracovat, zařadit a propojit se vším, co už víte. Nejdřív je potřebujete zachytit. A teprve později se k nim vrátit, promyslet, co vám z nich doopravdy stojí za pozornost, jak souvisí s tím, co už víte, a jak je můžete využít dál.

V těchto situacích má papír výhodu, že nás více nutí vybírat. Je totiž v podstatě nemožné přepsat rukou celou přednášku slovo od slova. Ruční psaní nás zpomaluje natolik, že musíme víc poslouchat, filtrovat a formulovat vlastními slovy. Místo aby informace jen protekly z uší přes prsty na klávesnici, musí se cestou aspoň trochu potkat s naší hlavou.

I výzkum poznámkování ukazuje, že ruční zápis může vést k lepšímu porozumění než psaní na počítači, právě proto, že nás méně svádí k doslovnému přepisu a víc nutí informace zpracovávat (Mueller a Oppenheimer, 2014; Meyer, 2014).

Papírová denní stránka funguje úplně stejně jednoduše jako ta digitální. Vezmete čistý list. Nahoru napíšete datum. Hotovo.

Mimochodem. Na denní stránky v zápisníku nedá dopustit ani slavný poznámkář Ryder Carroll. Jsou hlavní součástí jeho populární poznámkovací metody Bullet Journal, kterou popsal ve stejnojmenné knize. 

Máte u sebe jen telefon? Pošlete zprávu sami sobě

Další poznámkovou čekárnu můžete mít v telefonu. Hodí se ve chvílích, kdy nejste u počítače a nemáte po ruce ani papírový zápisník.

Dlouho jsem si myslela, že dočasné poznámky v telefonu musím zapisovat rovnou do denní stránky ve své poznámkové aplikaci. Jenže mobilní verze poznámkových aplikací od toho člověka občas docela odrazují. Pomalu se načítají, někdy zlobí při přidávání obrázků a celkově v nich bývá na rychlé zachycení myšlenky moc tření.

Nakonec mě zachránila aplikace, kterou jsem měla celou dobu přímo před nosem. Připnutou na domovské obrazovce svého telefonu. Byl to… WhatsApp.

Věděli jste, že si můžete poslat zprávu sami sobě? Já dlouho ne. Teď si tam posílám všechno — texty, fotky, videa, odkazy, hlasovky, soubory. Prostě cokoli, co chci svému budoucímu já připomenout.

Jakmile jsem u počítače, otevřu si WhatsApp na webu, poznámky zkopíruji na denní stránku své poznámkové aplikace a poslední zpracované zprávě ve WhatsAppu dám palec nahoru. Díky tomu vím, kde jsem se zpracováním poznámek skončila.

A pokud nepoužíváte WhatsApp, nevadí. Totéž můžete udělat třeba v Messengeru, Signalu nebo jiné chatovací aplikaci, kterou běžně používáte. Většina z nich umožňuje poslat zprávu sám sobě. Prostě jako příjemce vyberete své jméno nebo své telefonní číslo a začnete si psát sami se sebou.

Chat si potom připněte mezi první konverzace nahoře, případně si na něj rovnou vytvořte zkratku na domovské obrazovce. Nepotřebujete žádnou speciální aplikaci. Jen tu chatovací, kterou už stejně používáte.

Nemůžete si nic zapsat? Vytvořte si mentální poznámku 

Jsou chvíle, kdy si poznámku prostě zapsat nemůžete. Řídíte. Sprchujete se. Běžíte. Sedíte v kině. Nebo máte ruce zabořené v mase na karbanátky. Myšlenky se bohužel neptají, jestli mohou přijít. Prostě přijdou. A když je nezachytíme, často za chvíli odletí někam pryč. Případně se objeví znovu přesně ve chvíli, kdy si je zase nemůžeme zapsat.

Co s tím?

V takové chvíli doporučuji vytvořit si mentální poznámku.To je poznámka, která existuje jen ve vaší hlavě. Není nikde externě zapsaná. Což zní jako dost nespolehlivé řešení, vím. A také by to bylo, kdybychom hlavě jen vágně zadali: „Tohle si pamatuj.“

Proto přidáme ještě dva triky.

První trik je vytvořit si připomínku v reálném světě. Něco nestandardního, co později uvidíte a co vám připomene, že jste si něco chtěli vybavit. Můžete si třeba přendat hodinky na druhé zápěstí, udělat tečku na hřbet ruky nebo vyrobit jeden karbanátek nestandardního tvaru. Takový malý uzlík na pomyslném kapesníčku.

Druhý trik je zajistit, abyste si nevzpomněli jen na to, že jste si něco chtěli vybavit, ale také na to, co to bylo. Inspirovat se můžete například u amerického teologa Jonathana Edwardse. Podle knihy Daily Rituals (2013) si při jízdě na koni vynořené myšlenky, které si nemohl zapsat, v představě připichoval na konkrétní části svého oblečení. Každou část si přitom spojil s obsahem dané myšlenky. Po návratu si pak v hlavě prošel oblečení kousek po kousku a jednotlivé myšlenky si zase vybavil.

Já si na sebe myšlenky v představě často nepřipichuji jako papírky, ale tvořím z nich co nejbizarnější vizuální obraz.

Mentální poznámka samozřejmě není místo, kde má myšlenka zůstat dlouho. Je to nouzová čekárna. Jakmile můžete, zpracujte ji nebo přepište na spolehlivější místo.

Závěr 

Na konec mám pro vás úkol: vyberte si své poznámkové čekárny.

Začněte čtyřmi typickými situacemi, které jsme si v článku prošli. Když sedíte u počítače. Když máte po ruce papírový zápisník. Když máte u sebe jen telefon. A když si nemůžete zapsat vůbec nic. Pro každou z těchto situací si vyberte svou poznámkovou čekárnu. Předem si tedy určete, co uděláte, když se v takové chvíli objeví myšlenka, kterou nechcete ztratit.

A pak ještě jedna věc. Nezapomeňte, že poznámková čekárna je jen dočasná zastávka, kam poznámka na chvíli usedne, než se k ní vrátíte a rozhodnete, co s ní dál. Proto si vytvořte i malý návyk návratu, kdy budete poznámky z čekárny vyzvedávat. Jednou denně, jednou za pár dní nebo třeba jednou týdně. Podle toho, kolik poznámek běžně zachytáváte a jak rychle se vám čekárny plní.

A kam nás průzkum poznámkového světa zavede příště? Nechte se překvapit. Do té doby poznámkujte tak, abyste v každé situaci věděli, kde je vaše nejbližší poznámková čekárna.

Autorkou textu je Eliška Šestáková.

Poznámková série Elišky Šestákové

Pilujte svůj zápiskový um. Seznamíme vás s nástroji a systémy, které vám usnadní ukládání myšlenek a zefektivní práci s informacemi z porad, chytrých knížek, podcastů i přednášek. Eliška Šestáková sdílí všechno, co se o poznámkách během let studia i vlastní praxe naučila, a vysvětluje, proč je budování vlastní vědomostní základny tím nejlepším, co pro sebe můžete ve světě jedniček a nul udělat. 

¹ MUELLER, Pam A. a Daniel M. OPPENHEIMER, 2014. The pen is mightier than the keyboard: advantages of longhand over laptop note taking. Psychological Science [online]. 25(6), 1159–1168. ISSN 0956-7976. Dostupné z: doi:10.1177/0956797614524581

² MEYER, Robinson, 2014. To Remember a Lecture Better, Take Notes by Hand. The Atlantic [online] [vid. 2026-06-21]. Dostupné z: https://www.theatlantic.com/technology/archive/2014/05/to-remember-a-lecture-better-take-notes-by-hand/361478/

³ CARROLL, Ryder, 2019. Metoda Bullet Journal: zhodnoťte včerejšek, uspořádejte si dnešek a naplánujte zítřek. B.m.: Jan Melvil Publishing. ISBN 9788075550736.

⁴ CURREY, Mason, 2013. Daily rituals: How great minds make time, find inspiration, and get to work. B.m.: Pan Macmillan. ISBN 9781447241836.