Plánování

#Plánování#

Také byste si přáli stíhat toho o trošku víc? Přemýšlíte, jak být více produktivní a jak dosáhnout svých cílů – a ideálně co nejdřív? Jak zkombinovat domácí a pracovní povinnosti tak, abyste při běhu všedními dny neztráceli dech? Jde to – s pomocí efektivního systému, nastavování priorit a samozřejmě papíru. A potřebovat k tomu budete jen to do list a pero.

Co je To Do List

To Do List je v podstatě profesionální úkolníček, který slouží k sepsání seznamu povinností, které potřebujete v daném dni, týdnu nebo měsíci splnit. A když je úkol hotový, můžete ho přeškrtnout, odfajfkovat, zabarvit nebo vymalovat kolečko – podle toho, co vás těší nejvíc.

Právě v odměně, která se dostaví po odbavení úkolu, spočívá největší kouzlo konceptu to do listu. Vizuální odškrtávání povinností totiž úzce souvisí s vyplavováním dopaminu v mozku. A zaznamenání nedotažených úkolů nám navíc může výrazně ulevit od stresu.

Efekt Zeigarnikové: jak vyzrát na nedokončené úkoly

Ruská psycholožka Bljuma Zeigarnik ve 20. letech 20. století přišla na to, že nedokončené nebo přerušené úkoly mají v rámci našeho mozku výsadní postavení. Její učitel, psycholog Kurt Lewin si totiž při návštěvě restaurace povšiml, že si číšníci obratně pamatují detaily objednávek, nicméně jakmile zákazníci zaplatí, informace z paměti zmizí.

Následovala studie, ve které Zeigarnik rozdala účastníkům sadu úkolů k vyřešení – od skládání puzzle až po složení papírové krabice, přičemž zhruba u poloviny z nich byli účastníci při následném plnění vyrušeni. V rozhovoru po experimentu je pak Zeigarnik požádala o sdělení informací o jednotlivých úkolech.

A výsledky skutečně potvrdily původní hypotézu: 90 % účastníků si vybavovalo lépe detaily úkolů, u kterých byly vyrušeni. Nedotažené úkoly totiž v našem mozku vytvářejí kognitivní zátěž a v důsledku toho si je i snadněji vybavíme a ukládáme do paměti. 

Popsané schéma, nazývané také jako efekt Zeigarnikové, může být velkým přínosem pro naši produktivitu. S tím, jak se počet rozřešených a nedotažených úkolů zvětšuje, nicméně sehrává i roli nepříjemného generátoru stresu. A právě tady přichází na scénu to do list, který vám pomůže eliminovat negativní dopady popsaného efektu. Poslouží vám totiž jako přehledné úložiště nedořešených povinností a zároveň pomůže rozložit rozsáhlé projekty do dílčích, snadněji zvládnutelných kroků.

4 tipy, jak pracovat s To Do Listem

1.) Přidělujte úkolům prioritu

S prioritizací vám pomůže například Eisenhowerova matice, která rozděluje úkoly podle dvou kritérií: urgence a důležitosti → do 4 bloků na: urgentní a důležité; urgentní a nedůležité; neurgentní a důležité; neurgentní a nedůležité.

Efektivní rozdělení úkolů můžete udělat i na základě toho, jestli daná činnost nebo povinnost vyžaduje hlubokou koncentraci nebo jde o úkol, který zabere nanejvýš pár minut a můžete si ho tudíž relativně rychle odškrtnout.

Tip: Pro stanovení priorit skvěle využijete i zvýrazňovače nebo snímatelné samolepky Stalogy, které můžete libovolně přelepovat podle toho, jak se vám budou priority měnit před očima i pod rukama.

2.) Rozdělte složité úkoly na menší

Často je tou nejobtížnější fází procesu jednoduše začít. A u komplikovaných nebo velkých projektů to platí dvojnásob! Pokud si je ale zvládnete rozplánovat na menší, snesitelná sousta, může vám to začátek významně ulehčit!

Učíte se na velkou zkoušku? Neurčité „učit se“ můžete z to do listu rovnou vynechat.Místo toho si do něj včas zaznamenejte přípravu studijních materiálů a následně i různé způsoby, jak se budete učit: soustředěné čtení, přepisování, online flashcards i čerpání informací z videí. Každý den to můžete nakombinovat jinak, nicméně nezapomeňte nakonec ještě přidat časové ohraničení.

To samé zvládnete u pracovního projektu: podrobně sepište si všechny jednotlivé kroky procesu a jakmile máte plán rozdělený na malé úkoly a přepsaný v to do listu, stačí je jen postupně odškrtávat a sledovat, jak se projekt posouvá vpřed.

3.) Kombinujte měsíční, týdenní i denní to do listy

Měsíční to do list vám pomůže získat komplexnější perspektivu. Zapíšete si na něj pracovní projekty, s nimiž chcete pohnout, i osobní cíle, které si přejete stihnout. A budete ho mít neustále na očích. Týdenní seznam může shrnovat nejdůležitější úkoly mezi pondělkem a nedělí, připomínat povinnosti pro aktuální týden i hledat prostor na volnočasové aktivity. A denní to do bude vaším orientovaný asistentem, ohlídá všechny deadliny a rozčlení složité úkoly na menší.

Díky tomuto rozdělení si budete hravě udržovat přehled na tím, co je potřeba odbavit hned a co naopak počká na jindy. A zároveň zvládnete rozdělit komplikované úkoly do jednodušších dílčích tasků, které budete zdolávat na denní bázi – kousek po kousku.

4.) Nezapomínejte na pravidelnou revizi

Může se stát, že se vám na konci dne seznam úkolů nezkrátí, ale naopak budete odcházet s ještě delším to do listem, než s jakým jste začínali. Jeden task přidáte, dva přibydou, znáte to sami. Nicméně je důležité nepodléhat zoufání a na konci dne pravidelně revidovat, jaké úkoly si přenášíte do toho dalšího.

Díky pravidelné revizi na konci dne se vám žádná nesplněná položka z to do listu neztratí. Zároveň si bod po bodu zreflektujete uplynulý den – co se stihlo, co musíte odbavit zítra a jaké povinnosti vás čekají. Jde o efektivní rituál před zaklapnutím počítače nebo dveří kanceláře, jelikož vás příjemně naladí na konec pracovní doby.

To do list z papelote

S prokrastinací má osobní zkušenost každý. Všichni už jsme čelili paralýze, která přichází ve chvíli, kdy je úkolů nejvíce. Mozek se zkrátka sekne, protože neví, kterou povinností začít, a tak pro jistotu nezačne žádnou. A zahlcení povinnostmi bohužel nezažíváme jenom v práci. Také u domácích a volnočasových aktivit se úkoly kupí a jejich ladění může být pěkná dřina. Ale nemusí. Protože jsme vytvořili náš vlastní To Do List trhací blok, který obsahuje přesně to, co je k větší efektivitě, přehlednosti a čisté hlavě potřeba.

Náš to do list, seznamte se:

• Trhací blok A5
• 60 listů vám pravděpodobně vystačí na celý rok
• Praktický minimalistický design nebude odvádět pozornost od úkolů
• Děrované listy jsou kompatibilní se systémem Planoo či jiným šanonem
• Blok je vyrobený z papíru Munken ze šetrného lesního hospodářství

Odškrtněte si další várku inspirace

Pokud vás téma plánování fascinuje a baví vás nacházet tipy na to, jak získat více času na věci, které vám dělají radost, můžete pokračovat v čerpání inspirace. Zajímá vás, jak se od sebe liší time blocking a time boxing? Chcete se naučit, jak začít vytvářet svůj první bullet journal? Nebo vás aktuálně trápí téma prokrastinace a potřebujete funkční strategii, jak ji porazit? 

Vzdělávejte se, objevujte a zkoušejte. Ať vaše plány nezůstanou jen na papíře!

#Kreativita a inspirace#

Kdyby existoval jen jeden druh zápisníku, byla by v papírenském světě pěkná nuda. Nicméně pokud se vám naopak zdá, že je všech možných notesů, deníčků a diářů až přespříliš a začínáte se pomalu ztrácet v tom, na co je využít, uděláme si v tom společně jednou provždy jasno. Seznámíme vás se svatou trojicí papírenského světa a ukážeme, jaké benefity přinese do vašeho života: diář, zápisník a plánovač.

Plánovač

Plánovač představuje tvárného asistenta, který se adaptuje na vaše aktuální tempo i potřeby. 

Umí udržet pozornost na aktuálních prioritách, ale zároveň se dívat do budoucnosti a kormidlovat vstříc dlouhodobým cílům. A pokud ho zrovna na týden nebo dva nepotřebujete, necháte ho bez výčitek odpočívat na pracovním stole. Jednou z jeho největších předností je totiž právě flexibilita a možnost využívat ho jen ve chvílích, kdy se vám zrovna chce.

Odolné desky navíc nabízejí nespočet možností v tom, čím plánovač naplnit. Součástí našeho plánovací systému Planoo je týdenní, měsíční i roční plánovač. Trhací blok na poznámky a nápady. To do list pro efektivní odbavování úkolů. I rozřazovače, které obléknou minimalistický plánovač do veselých barev a postarají se o jeho přehlednost.

V čem je nejlepší: Efektivita a flexibilita.

Na co se vám bude hodit: Rozdělení projektů a úkolů v rámci denního, týdenního i měsíčního přehledu • flexibilní plánování v individuálním tempu • dostatek prostoru pro nápady & to do listy • stanovení cílů – na krátkodobé i dlouhodobé bázi.

Nejlepší match:

• Kreativce nebude při plánování omezovat daty.
• Projektoví manažeři s ním rozvrhnou a zkoordinují své projekty.
• Architektům umožní spontánně zapisovat nápady a zároveň připomene důležité deadliny.

Diář

Diář je generálem na poli organizace času. 

Kombinace týdenního, měsíčního a ročního přehledu vám umožní propojit všechny plány a důležitá data v jednom papírovém nástroji. Diář vám včas připomene narozeniny všech blízkých, upozorní na státní svátky a zapamatuje si i termín, kdy se blíží dovolená, které už se nemůžete dočkat. A k tomu nabízí dostatek volného prostoru, ať už na nákupní seznamy, bezprostřední nápady nebo malůvky z nudy.

V čem exceluje: Struktura a řád.

Na co se vám bude hodit: Plánování na denní bázi • sladění schůzek, důležitých termínů a volnočasových plánů na jednom místě • dlouhodobý výhled.

Nejlepší match:

• Mistrům time managementu půjde naproti s pevně danou strukturou a  harmonogramem. 
• Právníci, účetní i podnikatelé s ním budou mít termíny schůzek i týdenní priority pohromadě.
• Studentům pomůže udržet přehled nad harmonogramem výuky i termíny esejí, zkoušek a konzultací.
• Rodičům dodá sebejistotu při ladění pracovního rozvrhu, kroužků a třídních schůzek i vlastních aktivit.

Zápisník

Zápisník je jako nepopsané plátno. A dopřeje vám absolutní svobodu v tom, jak a čím ho naplníte.

Nebude vás limitovat. Nechá vás vyjádřit, co máte na srdci a prázdné stránky pro vás nebudou omezením, ale inspirací. Můžete si do něj zapisovat spontánní poznámky ze schůzky. Rozvrhnout do něj schéma pro vaši novou knihu. Nakreslit si návrh vašeho vytouženého bytu. Nebo jen zírat do prázdných stránek a na chvíli vypnout. 

I svobodomyslný zápisník má nicméně několik důležitých parametrů, které je třeba při výběru zvážit. Formát: prostorný A4, univerzální A5 nebo kapesní A6? Preferujete spíš linky, tečky nebo úplně prázdné stránky? A která vazba nejvíc sedí vašim potřebám – kroužková, se kterou lze papír jednoduše vytrhnout, nebo prošívaná (doplněná o luxusní desky z veganské kůže)?

V čem exceluje: Volnost a kreativita.

Na co se vám bude hodit: Papírové brainstormingy & mind maps • rychlé zápisky ze schůzek a porad • může být skicákem, deníkem i kuchařkou zároveň • úklid nápadů i myšlenek.

Nejlepší match:

• Tvůrcům dopřeje dostatek kreativního prostoru a nechá se obsadit do jakékoliv role, do jaké zrovna bude potřeba.
• Designérům poslouží na spontánní náčrty, skicování nápadů i ilustrací.
• Psychologové ho ocení na poznámky ze sezení s klienty i vlastní reflexi.
• Učitelům pomůže sepsat poklady pro výuku i zaznamenat poznámky z porad.

Jak je kombinovat

Teď, když jste se seznámili s naším zápisníkovým trojlístkem ze všech možných perspektiv, je na čase vybrat, který nejlépe naplní vaše potřeby – ať už zrovna vybíráte nástroj pro pracovní výpomoc nebo jen hledáte cestu z chaosu. Diář, plánovač a zápisník skvěle fungují jako spojenci, každý vyniká v jiné disciplíně, nicméně dohromady tvoří neprůstřelný systém kombinující organizaci, kreativitu i umění flexibility.

Pro někoho může být diář jedinou vstupenkou do světa papíru, jakou za celý rok potřebuje. Někdo další by se naopak neobešel bez pěti různých sešitů, plánovače a post it lepíků všude kolem. Experimentujte, upravujte a nebojte se zkoušet, v jaké roli vám papír pomáhá nejvíc.

#Plánování#

Představte si, že je váš den dokonale zkomponovaná symfonie. Každý úkol má své místo a přesně ví, kdy přijde jeho čas. Žádné chaotické přešlapování mezi tabulkami, e-maily a kalendářem. A konec výčitek z posunutých deadlinů. To je kouzlo time blockingu a time boxingu – dvou technik, které vás dovedou k větší produktivitě i klidnější mysli.

Zní to příliš snově? S využitím time blockingu a time boxingu – efektivních metod pro organizaci času – nemusí tenhle sen zůstat jen na papíře. Pomohou dát vašim denním úkolům jasnou strukturu, vytvořit prostor pro soustředěnou práci a předejít pocitu, že vám čas mizí v nenávratnu. Dobře rozplánovaný harmonogram totiž neznamená méně svobody – ale pravý opak!

Jak funguje time blocking?

Pravidla time blockingu jsou jednoduchá: jde o time managementovou metodu, se kterou si v kalendáři předem vyhradíte určitý časový úsek na konkrétní úkol nebo činnost. Začnete tím, že nebudete nosit povinnosti, které si musíte v daný den odškrtnout, pouze v hlavě, ale povoláte na pomoc diář, plánovač nebo to do list. Následně si přehledně rozdělíte svůj den do ohraničených bloků, které dedikujete konkrétním činnostem, a stanovíte si jasné časové omezení. A pak už jen stačí následovat rozvrh a v ideálním případě eliminovat všechna rozptýlení, která by vás mohla svést z cesty.

Jak vypadá time blocking v praxi? Dopoledne v kalendáři grafického designéra třeba takhle: 90 minut kreativní práce na návrhu webu. Hodina na experimentování s novými technikami. 45 minut věnovaných administrativě a e-mailům. Půl hodiny na oběd. A odpoledne v diáři webového vývojáře? I to může mít jasně danou strukturu: Tři hodiny soustředěného programování. Krátká 20 minutová pauza na doplnění energie. Hodina a půl na komunikaci s týmem i zpětnou vazbu. A nakonec hodina vyhrazená pro meeting s klientem.

Výhody time blockingu:

• Rozvrh pod kontrolou: Budete mít dokonalý přehled o tom, do jakých úkolů vkládáte svou energii. A čas vám přestane protékat mezi prsty.
• Redukce rozptýlení: Zahrajete si občas myšlenkový ping pong, kdy mozek přepíná z jednoho projektu na druhý a efektivita mezitím protéká mezi prsty? S tím je konec. Díky jasně definovaným blokům udržíte pozornost tam, kde ji zrovna chcete – a potřebujete – mít.
• Pevné pracovní návyky: Pravidelné blokování času na konkrétní úkoly vám pomůže vytvořit si stabilní rutinu. Pokud si například každé ráno vyhradíte 90 minut na hlubokou práci, váš mozek si na tento rytmus zvykne a vaše produktivita poroste.
• Méně stresu: Chaotický rozvrh vede k neustálému přebíhání mezi úkoly, což zvyšuje hladinu stresového hormonu – kortizolu. Time blocking vám dodá jistotu v tom, že jste si na všechno podstatné vyčlenili dostatek času a na nic nezapomněli.
• Čas na radovánky: Když si čas blokujete vědomě, snadněji si naplánujete i sloty na aktivity, které vás dobíjejí – ať už jde o pomalý ranní rituál v podobě filtrované kávy, večerní tenis po práci nebo pravidelné psaní deníku.

Jak funguje time boxing?

Teď, když už znáte pravidla time blockingu, je na čase seznámit vás s další metodou pro organizaci času, která jde ještě o jeden stupeň výš. Time boxing sice také pracuje s jasně vymezenými časovými bloky, ale zároveň do time managementové hry přidává ještě jeden důležitý aspekt – pevně stanovený limit. Takže jakmile čas vyprší, jde se na další úkol – práce se totiž přizpůsobuje času, a ne naopak.

Jak to vypadá v praxi? Zvolíte si task, který potřebujete vyřešit: třeba rutinní zodpovězení e-mailů. Vyhradíte si na něj pevně dané časové okno: 45 minut. A jakmile skončí, přesouváte se na další úkol bez ohledu na to, jestli jste stihli na všechno odpovědět, nebo ne. 

Zároveň je ale potřeba dodat, že ačkoliv může být time boxing efektivním katalyzátorem vaší produktivity, v případě, že si nastavíte nerealistické cíle, se namísto radosti dostaví spíš frustrace. Proto je u této metody ideální začít pozvolna – třeba s jedním nebo dvěma časovými boxy vyhrazenými pro povinnosti, u nichž předem dokážete dobře odhadnout časovou náročnost. A zároveň by nemělo jít o kreativní úkoly, u kterých kvalita vítězí nad rychlostí.

Výhody time blockingu:

• Efektivita na prvním místě: Znáte Parkinsonův zákon, který říká, že práce se roztahuje tak, aby vyplnila veškerý dostupný čas? Pokud si na úkol vyhradíte tři hodiny, nejspíš bude trvat tři hodiny, než si ho odškrtnete. S time boxingem si nicméně stanovíte pevný časový limit, který vás bude popohánět směrem k větší efektivitě.
• Eliminace perfekcionismu: Perfekcionismus je tím největším rivalem produktivity. Pokud ale víte, že máte na zpracování prezentace jen 60 minut, nestrávíte půl hodiny vybíráním ideálního fontu. Nebo?
• Sbohem prokrastinace: Pocit, kdy se vám nechce do určitého úkolu pouštět už jen proto, že jde o příliš velké sousto, nejspíš důvěrně znáte. Time boxing vám pomůže tuhle bariéru zbourat – protože když víte, že něco bude trvat jen 45 minut, začít je mnohem jednodušší.

Jak si zorganizovat čas s time blockingem a time boxingem?

Ani jedna z metod není lepší než ta druhá. Time blocking vetkne vašemu kalendáři řád a pevné mantinely. Time boxing zase rychlost a tah na branku. A nejlépe fungují, pokud se vám podaří je zkombinovat. Jakých principů se při tom držet?

1. Začněte volbou vhodného papírového nebo digitálního asistenta (nám v týmu nejlépe funguje Google Calendar, ale mohl by vám vyhovovat i Todoist, Notion nebo Pomodone).

2. Rozvrhněte si den do přehledných časových bloků, které budou odpovídat vašemu biorytmu i pracovním potřebám. A pokud by to bylo příliš náročné – můžete třeba začít třeba jen jedním dopolednem v týdnu.

3. V rámci časových oken pak aplikujte princip time boxingu pro dílčí kroky a úkoly – a nebojte se zapojit stopky.

4. Držte se pravidla 70/30:  70 % zaplníte jasně danými bloky a 30 % necháte volných pro nečekané úkoly, řešení problémů a hlavně – kreativitu!

5. Nezapomínejte, že svůj vlastní časový slot by mělo dostat i pravidelné doplňování energie. A taky prostor pro osobní aktivity a dostatek odpočinku.

6. V každém týdnu si vyhraďte „náhradní čas“ pro všechny úkoly, které jste mezi pondělím a pátkem nestihli dotáhnout.

7. Time blocking a time boxing nejsou jen o tom, jak začínáte den, ale i o tom, jak ho končíte. Součástí vašeho dne by tak měl být i rituál, který vám pomůže vypnout pracovní mód. Může to být krátká procházka z kanceláře, příprava diáře na další den nebo třeba poslech oblíbeného playlistu!

#Plánování#

Většina lidí si prokrastinaci asociuje s leností, která se vymkla z ruky, výčitkami a taky nadmírou stresu z promeškaných deadlinů. Prokrastinace je zkrátka fenoménem zrychlené doby a na vlastní kůži se s ní nejspíš setkal každý z nás. Pokud právě přemýšlíme nad tím, jak přestat prokrastinovat, naučit se větší sebedisciplíně i umění věci neodkládat na poslední chvíli, čtěte dál!

Co je prokrastinace

Prokrastinaci můžeme definovat jako tendenci odkládat aktuální úkoly a povinnosti na pozdější dobu, nejčastěji proto, že nás daný úkol stresuje nebo už předem víme, že jde o příliš velké nebo nudné sousto. Společně s úkolem tak odkládáme i konfrontaci s nepříjemnými pocity, které přijdou, jakmile se nám nepodaří naplnit stanovený deadline.

Studie amerického psychologa Andrewa J. Elliota zároveň poukazuje na fakt, že prokrastinace pro řadu lidí představuje strategii, jak se vyhnout neúspěchu, a to zejména pro ty, kteří se obávají selhání.¹ V žádném případě bychom si ji ale neměli plést s leností nebo odpočinkem.

Důsledky prokrastinace

Prokrastinátoři často zažívají stres spojený s kritickým hodnocením sebe sama. Psycholožka Fuschia Sirois asociuje prokrastinaci s výčitkami svědomí, sebeobviňováním či sníženým sebevědomím, což dále zvyšuje úroveň stresu a brání dokončení úkolů.² To všechno má negativní dopady na mentální zdraví ­– prokrastinace je spojena s úzkostmi a taky pocitem studu i viny. Dlouhodobě vysoká hladina stresu se navíc může projevit i na naší fyzické schránce.

Anglický výraz „precrastinator“ je opakem prokrastinátora. Jde o označení pro člověka má místo odkládání tendenci všechno plnit okamžitě a snaží se úkoly dokončit co nejdříve, i za cenu, že obětuje kvalitu nebo čas na promyšlení. Více o tom píše Guardian.

Ve chvíli, kdy stojíme před obtížným úkolem, začne amygdala (část našeho limbického systému zodpovědná za zpracování emocí – zejména strachu a úzkosti) uvolňovat stresové hormony, včetně adrenalinu a kortizolu, čímž připravuje tělo na reakci „bojuj nebo uteč“.

Zvýšené hladiny těchto hormonů následně mohou způsobit, že se soustředíme na negativní emoce, což posiluje pocit úzkosti a společně s ním i tendenci stresující úkol raději odložit nebo se mu vyhnout. Důležité je v tu chvíli najít techniky, které přepínají pozornost z emocí na konkrétní kroky, čímž snížíme aktivaci amygdaly a obnovujeme kontrolu nad myšlenkovými procesy.

Jaké mohou být příčiny prokrastinace?

• Multitasking
• Perfekcionismus
• Pracovní přehlcení
• Strach z neúspěchu
• Nejasnost v požadavcích
  

  

  

6 strategií, jak přestat prokrastinovat

1.) Začněte s minimem

I malými krůčky zvládnete dojít k velkým pokrokům. Tím prvním může být metoda dvou minut, která říká, že pokud nějaký úkol zabere méně než dvě minuty, udělejte ho hned a neodkládejte ho na později. Nejen, že tím zredukujete mentální zátěž, ale zároveň i postupně posílíte produktivní návyky a sebevědomí.

2.) Vyzkoušej metodu Getting Things Done

Jedná se o strategii, kterou vyvinul odborník na téma produktivity, David Allen. Ve své knize Mít vše hotovo popisuje několik kroků, které vám pomohou efektivně organizovat práci i plnit úkoly. V první řadě si shromážděte veškeré povinnosti na jedno místo – do diáře, plánovací aplikace nebo na stránky plánovače.

Následně přichází na řadu selekce, rozdáte úkolům prioritu, přiřadíte jim pevný deadline a co odstraníte práci kterou můžete delegovat. Dalším krokem je rozdělení úkolů do tematických kategorií a vytvoření seznamů, které vám pomohou se v povinnostech rychleji orientovat. A nedílnou součástí metody je i revize úkolů, kterou Allen doporučuje dělat minimálně na týdenní bázi – aktualizujete úkoly a zkontrolujete, že vám nic neuteklo. A v neposlední řadě se pustíte do plnění!

Výraz prokrastinovat má svůj původ v latinském „procrastinaire“, což doslova znamená „odložit na zítra“.

3.) Fragmentujte povinnosti na mikroúkoly

A stanovte si první krok, který bude tak jednoduchý, že jednoduše nenajdete důvod, proč se do něj nepustit. Potřebujete se učit? Začněte tím, že poprosíte spolužáky o studijní materiály, nebo si vytisknete ty své. V dalším kroku pak sáhnete po zvýrazňovači a podtrháte všechny důležité nadpisy. A den skončíte tím, že si přečtete první dvě otázky. Jednou z největších brzd v plnění povinností může často být jejich přílišná tíha – pokud ale z jednoho velkého úkolu vytvoříme 10 menších, rozdělíme tím i jeho náročnost do více kroků, které nám půjdou snáze pokořit.

4.) Vracejte se k produktivitě krok za krokem

Jeden úkol, jeden blok v kalendáři. Častým důvodem prokrastinace je i přehlcení, neschopnost úkoly prioritizovat a zoufalost nad tím, že nevíme, do čeho se pustit dřív. Protože bychom vám chtěli ukázat cestu, jak být produktivní a srovnat si priority, sepsali jsme check-list Jak být produktivní, který vás navede správným směrem.

Ve studii publikované v časopise Applied Psychology: An International Review, vědci zasílali studentům dvakrát denně čtyři otázky, které směřovaly k motivaci a způsobu, jakým změnit svoje návyky a vydat se vstříc produktivitě. A za dva týdny už se projevil rozdíl. U studentů, kteří dostávali tyto otázky, byla větší pravděpodobnost, že začnou pracovat na svých úkolech s předstihem, než u těch, kteří otázky nedostávali. Podrobněji výsledky výzkumu shrnují Brain we Are.

5.) Vezměte si k ruce papírové nebo digitální to do listy

To do listy představují efektivní nástroj, jak dopřát našemu mozku dávku dopaminu, který je v procesu prokrastinace zpravidla v nedohlednu. Navíc vám právě to do list skvěle poslouží při porcováním úkolů na několik menších a pomůže vám je opatřit deadliny.

6.) Seznamte se s nástroji, které vám pomůžou

Netrapte se víc, než je potřeba ařekněte si o pomoc online světu. Todoist vás namotivuje ve chvílích, kdy je to nejvíc potřeba, a Asana vás po odškrtnutí úkolu odmění jednorožcem. Aplikace Focus Booster vás provede technikou pomodoro. Habitica zase promění povinností ve hru a každý splněný úkol bude znamenat body a vylepšení vašeho virtuálního avatara.

• Spánková prokrastinace je jev, kdy kdy člověk odkládá spánek, i když ví, že je unavený a potřebuje si jít lehnout. Příčinou je často to, že chceme více času pro sebe na konci dne, jelikož jsme byli přes den zaměstnaní povinnostmi a chyběl nám prostor na to, co nás baví a co nám dělá radost.

A pokud se vám nakonec pro tentokrát nepodaří prokrastinaci překonat, zkuste alespoň vyplnit daný čas něčím smysluplným. Běžte se proběhnout, ukliďte si pracovní stůl nebo si poslechněte sérii přednášek TED Talks, která určená přesně pro ty chvíle, kdy byste měli dělat něco jiného.

¹ Andrew J. Elliot (1999) Approach and avoidance motivation and achievement goals, Educational Psychologist, 34:3, 169-189[

² Fuschia M. Sirois (2014) Procrastination and Stress: Exploring the Role of Self-compassion, Self and Identity, 13:2, 128-145

#Kreativita a inspirace#

Možná máte restart pracovního i osobního nastavení spojený jen se začátkem nového roku. Už žádné probdělé noci, promeškané obědy, ani odsunuté deadliny! Chceme více cvičit, déle spát, kvalitně jíst, při tom si odškrtávat pracovní úkoly a nezapomínat na osobní cíle. Jak být produktivní a tohle všechno stihnout?

Pokud jste se v záplavě stresu a povinností sami sobě tak trochu vzdálili, čtěte dál. V článku vás seznámíme s check-listem, který vám pomůže přenastavit tempo a být produktivní, ať už je prvního ledna, začátek léta, nebo zrovna startuje nový školní rok. Stačí, když si začnete pomalu osvojovat jeden z popsaných návyků. A jakmile si budete jistí, můžete postupně rozvíjet a přidávat další.

Jak být produktivní

Sepište si, jaké důležité termíny vás čekají v následujících čtyřech týdnech: Asi to pro vás nebude žádná novinka, nicméně naše zkušenost zní jasně: dobrý plán je polovinou úspěchu. I proto jsme vymysleli plánovací systém, se kterým budete mít pohromadě všechny malé i velké plány a vaše hlava bude o něco klidnější. Zaměřte se na: pracovní nebo školní deadliny, lékařské prohlídky, výlety, návštěvy, narozeniny blízkých, kroužky a kurzy i cvičení.

• Dopřál/a jsem si plánovací chvilku.

Definujte si cíle: Na co chcete být na konci příštího měsíce pyšní? Jakou kulturní akci si přejete stihnout? A jaký nový skill byste si rádi osvojili? S nastavením uchopitelných pracovních i osobních cílů vám skvěle pomůže metoda SMART, která říká, že každý cíl by měl být: konkrétní (specific), měřitelný (measurable), dosažitelný (achievable), relevantní (relevant) a časově vymezený (time-bound).

• Určil/a jsem si tři větší cíle, které chci tento měsíc naplnit. A každý den si stanovím tři úkoly, které potřebuji odbavit.

Označte si priority: Co je důležité, co hoří a co můžete případně přesunout na jindy. Využít můžete třeba metodu Eisenhowerovy matice, kterou proslavil americký prezident Dwight Eisenhower. V podstatě si stačí rozdělit papír do čtyř oken na: urgentní a důležité, urgentní a nedůležité, důležité a neurgentní, nedůležité a neurgentní. Pokud si úkoly rozčleníte pod jednotlivé štítky, získáte návod na to, jak pracovat s časem, aby vám neutekl žádný deadline a zároveň zjistíte, kterou z činností můžete třeba delegovat na někoho jiného.

Tip: Bude to o kousek větší zábava, když si k tomu vezmete k ruce zvýrazňovače nebo zvýrazňovací samolepky. Co barva, to jiný stupeň na škále priorit.

• Rozvrhl/a jsem si časové bloky a přiřadila je ke konkrétním úkolům.

Zkuste občas sníst žábu: Přesně tak se říká metodě, v rámci které si předem identifikujete nejdůležitější úkol dne, který byste pravděpodobně odkládali, jak by to jen šlo. Vy ho ale odbavíte hned jako první, naladíte se na produktivní vlnu a s chutí se pustíte do úkolů, které už budou jen lehčí.

Sousloví “Eat the frog” proslavil spisovatel Mark Twain, který pronesl, že pokud je vaším úkolem sníst žábu, je lepší to udělat hned ráno na začátku dne, protože nic horšího už se vám pak nestane.

• Alespoň jeden den v týdnu jsem se pokusil/a odbavit ten nejnáročnější úkol jako první.

Vytvořte si šablony pro rutinní úkoly: Pokud se alespoň určitá část vaší práce opakuje s železnou pravidelností, ulehčete si ji. Chodí vám pravidelně podobný typ e-mailu? Předpřipravte si odpověď a pak už ji jen přizpůsobujte. Sestavte si šablonu na efektivní zápisky z porad nebo schůzek. A taky vizuální kostru pro vytváření prezentací, po které budete moci sáhnout, kdykoliv to bude potřeba.

• Využívám šablony a redukuju práci navíc.

Pište si to do listy: Nejlépe pro každý pracovní nebo školní den. Můžou být papírové, ale radost ze splněných úkolů budete mít i po odškrtnutí bodů v telefonu.

• To do list na tento týden mám sepsaný. A postupně ho odškrtávám, přepisuji a měním.

Poznejte svůj rytmus: Každý to máme trochu jinak. Někdo je produktivnější až odpoledne. Dalšímu se zase úkoly nejlépe odbavují brzy ráno, když většina lidí ještě spí. Jakmile ale navnímáte, kdy se vám pracuje s největší lehkostí, využijte toho na maximum a nejtěžší úkoly si načasujte na denní dobu, která vám vyhovuje nejvíc.

• Zvážil/a jsem své energetické špičky a propady a přizpůsobil/a tomu svůj denní plán.

Seznamte se s time-blockingem: Když se cítíme přehlcení úkoly, máme často tendenci přebíhat z úkolu na úkol a nejsme příliš efektivní. Pomoci s tím může metoda zvaná time blocking, která spočívá v tom, že si rozdělíte den do časově ohraničených slotů: čtvrthodina na kontrolu mailů, tři hoďky na koncentrovanou práci, půl hodiny na oběd a tak dále. Vyvarujete se přepínání mezi úkoly a současně si vyčleníte delší okna na soustředěnou práci.

• Vyzkoušel/a jsem si time-blocking v praxi.

Osvojte si pomodoro metodu: Asi už jste o ní slyšeli, ale připomenout ji určitě není na škodu, je velmi efektivní. Pomodoro metoda staví na tom, že po 25 minutách soustředěné práce by měla následovat 5 minutová pauza. Žádná unavená mysl, absolutní fokus! A pokud si potřebujete vzít na pomoc aplikaci, stáhněte si Flat tomato, která vás velmi rychle naučí, jak být produktivní.

• Pomodoro už ovládám a můžu pokračovat v učení dalších metod.

Nenechte se rušit: Rozptýlení číhá všude kolem nás a často je obtížné se mu ubránit. Výrazným krokem vpřed nicméně může být změna prostředí (třeba se vám bude lépe tvořit v knihovně, kavárně nebo pracovně vašeho kamaráda), aplikace Freedom nebo pravidlo, že na toho, kdo má v kanceláři v uších sluchátka, se nemluví.

• Vytvořil/a jsem si pracovní prostor bez rušivých elementů nebo objevila zajímavé místo na práci.

Nechte si pomoci od digitálu: Aplikace Todoist vám dá prostor na plánování času i organizaci projektů. S to do listy vám pomůže i Remember the Milk. A na psaní poznámek v telefonu se vám bude hodit Agenda. Nebo si můžete podněty a to do listy zapisovat do Poznámek v telefonu.

• Využívám aplikace, které mi usnadňují práci.

Naučte se klávesové zkratky: Protože uděláte lépe když ten ušetřený čas strávíte odpočinkem. Návod a přehled zajímavých zkratek najdete třeba tady.

• Umím pět nových klávesových zkratek.

Dělejte si pravidelnou čistku mailové schránky: Se srovnaným mailem půjdeme naproti klidné a organizované mysli. Archivujte e-maily, na které jste už odpověděli. Mažte průběžně zbytečnosti a používejte štítky, které vám usnadní orientaci v časech přehlcení. Protože cesta k tomu, jak být produktivní, jednoznačně vede přes organizovaný e-mail.

• Týden končím s přehlednou a vytříděnou e-mailovou schránkou.

Najděte si čas na úklid v počítači: Nejen e-mailové schránce sluší přehlednost a organizovanost. I složky ve vašem počítači budou nejlépe fungovat, pokud se v nich budete rychle orientovat a budete vědět, kde co hledat.

• V počítači už jsem si uklidil/a.

Pokud zůstáváte doma, ukliďte si alespoň jednou týdně pracovní stůl: Založte dokumenty do správných desek, vraťte věci na jejich místo, a to, co už vám neslouží, pošlete dál nebo vyhoďte.

• Mám uklizeno a vytřízeno.

Nezapomínejte na fyzickou schránku: Snídejte, obědvejte i večeřte. A k tomu zároveň pijte dostatek vody. Vyvážené pravidelné stravování a dostatečná hydratace jsou klíčem k soustředění – žádná únava, ani rozptylování hladem. A pokud vám dělá dodržování režimu problém, začněte si ho trackovat – v diáři nebo v aplikaci.

• Ohlídal/a jsem si jídlo i pitný režim.

Namáhejte i tělo, ne jen mozek: Právě fyzická aktivita totiž druhý den přispívá k větší míře soustředěnosti na pracovní úkoly, ukazuje studie z časopisu Personnel Psychology. Už pouhých dvacet minut každodenního cvičení podle výzkumníků přispívalo ke zlepšení pracovního výkonu (mimo jiné i proto, že účastníci po aktivitě lépe spali a byli vitálnější). Co takhle se ráno místo odkládání budíku protáhnout? Nebo si nechat ujet tramvaj a projít se pěšky z kanceláře?

• Součástí mého kalendáře byl tento týden i aktivní pohyb.

Vyčleňte si čas na rodinu a kamarády: Hledat strategie, jak být produktivní, je sice důležité, ale neměli bychom zapomínat na naše nejmilejší. A pokud nemáte prostor na to se s nimi v týdnu vidět osobně, domluvte si alespoň, kdy se v brzké době uvidíte. Nebo svým blízkým zavolejte a zeptejte se, co je aktuálně těší a co jim naopak dělá vrásky. Sdílejte s nimi zážitky, fotky i vaše radosti a trápení. Zamyslete se, s kým jste se už dlouho neviděli a na koho jste v poslední době zapomínali – může to být jeden kamarád týdně nebo klidně pět.

• Na vztahové frontě mám tento týden čistý stůl.

Oslavujte: A zahrňte do plánování čas, kdy budete odpočívat, výletit a trávit čas v kruhu milých lidí. Povedlo se vám poskládat tu nejhezčí prezentaci všech dob? Odměňte se dlouhou procházkou a vyčistěte si hlavu. Zvládli jste zkoušku ve škole? Tak hurá do kina nebo pro novou knížku. Každý pokořený úkol může být důvod k oslavě. Nebojte se slavit často a pravidelně.

• Pochválil/a jsem se za 5 věcí, které se mi dnes povedly, a zapsal/a jsem si je (nebo je alespoň pojmenovala nahlas.

V deníku si začněte pravidelně odpovídat na otázky typu:

1. Které oblasti mého života aktuálně vyžadují více pozornosti?

2. Na čem pálím příliš mnoho své energie?

3. Co mi za poslední měsíc dělalo největší radost? Za co jsem vděčný?

4. Z čeho jsem naopak byl/a nejvíc ve stresu? A jak tím pro příště projít se vztyčenou hlavou?

5. V čem se mi daří/ nedaří rozvíjet nebo posouvat? A co nového jsem se naopak v posledních týdnech naučil/a?

• Mám zodpovězeno, splněno a odškrtáno.

Kam pro další inspiraci?

Pokud je efektivní plánování aktuálně vaše téma, pokračujte v produktivní krasojízdě tím, že si přečtete, jak být produktivní a nechat si přitom pomoci od vědy. Nebo se inspirujte od lídrů a profíků v oblasti produktivity. A jestli se zrovna cítíte přehlcení tím, co se děje kolem, co takhle vyzkoušet digitální detox?

#Plánování#

Kreativita je nejen schopnost tvořit. Ale třeba i vymýšlet dobré plány. A v hektickém světě, ve kterém povinnosti často stojí frontu, je efektivní organizace času klíčem ke klidné mysli. Vydejte se na ni společně s jedním z našich plánovačů.

Pokud jste ještě nenašli vyhovující způsob, jak si naplánovat den, věříme, že vás v tomto článku navedeme správným směrem. Plánovač totiž není jen místem pro odškrtávání splněných úkolů. I pod tlakem zůstane strategickým pomocníkem a najde pro vás čas i na radosti.

10 oblastí, ve kterých vám plánovač usnadní život

Není to zdaleka jen o práci nebo škole (i když vás tyhle sféry stoprocentně napadnou jako první). Proces plánování ale může být mnohem komplexnější. A taky o míle zábavnější, pokud si začnete psát na papír i příjemné, edukativní nebo podnětné plány. V čem bude plánovač excelovat?

1. Spolehlivě trackuje vaše návyky

Víte, že dodržování pitného režimu není vaší nejsilnější disciplínou? Nebo se chcete soustředit na svůj fyzický výkon a sledovat, jak se zlepšujete? Do plánovače si můžete každý den, týden nebo měsíc zapisovat či zakreslovat všechny pokořené milníky i výkony. A mít svůj vlastní pokrok na očích.

Tip: Nápomocný vám v tomto směru může být například koncept bullet journal, za nímž stojí Ryder Carrol. Cestu k produktivitě i organizaci mu totiž už od dětského věku klikatilo jeho ADHD, nicméně právě revoluční způsob zapisování mu dal do ruky kompas. Seznámit se s metodu můžete tady nebo se rovnou podívejte, jak začít metodu používat v praxi ve videu.

2. Seřadí priority

Už jste slyšeli o konceptu „One big thing“? Spočívá v tom, že se soustředíte jen na jednu velkou povinnost denně, přidáte tři středně obsáhlé a několik malých úkolů pro případ, že zbyde čas. Pokud vezmeme v potaz, že člověk dokáže mít pracovní flow jen několik hodin denně, dává smysl se každý den zaměřit jen na jeden složitý úkol. S plánovačem si srovnáte priority do latě a přijdete na to, jaký úkol bude ten den v hlavní roli.

3. Nezapomene na povinnosti

Základní vlastnost každého plánovače je, že nikdy na nic nezapomene. Včas vám připomene testy, referáty, prezentace, deadliny i pracovní schůzky nebo porady. Papírová paměť je ta nejspolehlivější a vezme část starostí na sebe.

4. Podpoří vás v odkládání i delegování práce

Říká se, že co můžeš udělat dnes, neodkládej na zítra. S tím se nám ale nechce tak úplně souhlasit. Někdy je totiž fajn posunout práci na chvíle, kdy budete kreativnější, odpočatější nebo se budete moci lépe soustředit. S plánovačem to bude otázka pár tahů tužkou. A co když díky lepší organizaci dokonce zjistíte, že můžete využít pomoc někoho z kolegů nebo si najmout externistu na úkol, se kterým si dlouho lámete hlavu? Plánovač vás v tom všema deseti podpoří!

Tip: Pokud je vám při plnění úkolů často v patách prokrastinace, buďte na sebe hodní a nebičujte se za to. Video z dílny TED vám vysvětlí, že jde o přirozenou reakci ve chvíli, kdy se tělo cítí v ohrožení.

5. Napoví, co uvařit a ochutnat

Vyzkoušet nový pokrm, zapamatovat si recept nebo naplánovat návštěvu restaurace, kam se chcete už dlouho vypravit. Kvalitní jídlo máme ve shonu všedních dní často tendenci odsouvat na vedlejší kolej. Nicméne plánovač za vás pohlídá, že stravování zůstane jednou z priorit. A pokud chcete organizaci stravování posunout o level výš, můžete si rozplánovat jídelníček od pondělí do neděle – hlad i plýtvání bude minulostí.

6. Sladí rodinné priority

Najít harmonii ve sdíleném kalendáři může být náročná disciplína. Pracovní povinnosti, deadliny, návštěvy rodičů, vyzvedávání dětí ze školky a kroužky. Papírový plánovač bude šikovným mediátorem, který vám najde prostor i na společné rande. Každý člen rodiny dostane svou barvu nebo sloupeček a s předstihem si načrtnete, jaké dny a týdny vás čekají.

7. Pohlídá vaše zdraví

Nejen že vám plánovač připomene objednané návštěvy u lékaře, ale ozve se i ve chvíli, kdy nastane čas na pravidelnou preventivní prohlídku – třeba u zubaře nebo praktika. Zároveň si do něj můžete zaznamenávat i to, jak se ten který den cítíte, nejen po fyzické ale i psychické stránce.

8. Obstojí ve světě financí

Zkontrolovat výdaje, pohlídat splatnost faktur, složenek nebo si naopak vést přehled ušetřených peněz a investic. Řešení financí s plánovačem nebude stresujícím tématem. Můžete si stanovovat cíle, na konci každého týdne zkontrolovat, jak si stojí váš měsíční budget a sepsat si, čím si v následujícím čtvrt roce plánujete udělat radost.

9. Umí se proměnit v kulturního guru

Ročně vyjdou stovky tisíc knih, další tisíce filmů i seriálů a co teprve výstavy! Nosit si v hlavě seznam toho, jaké tituly si chcete při další návštěvě knihkupectví odnést nebo jakými uměleckými díly se půjdete o víkendu pokochat, může být náročná disciplína. V Planoo systému se nicméně najdou i komponenty (třeba trhací blok), které si váš seznam budoucích kulturních zážitků budou pamatovat za vás.

10. Pomůže vám s debriefem dne

Před odchodem z kanceláře nebo zaklapnutím počítače vám plánovač věnuje neomezeně minut na debrief vašeho dne, v rámci kterého si zrekapitulujete, co se ten den povedlo, co potřebujete přesunout na zítra a na čem je potřeba zapracovat. Budete uzavírat hektické pracovní nebo školní kolečko s čistou hlavou a jasnou strategií na další den.

Plány v jedné linii

Protože dlouhodobě věříme v sílu dobrého plánu, se kterým projdete se vztyčenou hlavou i tím nejnáročnějším dnem, vymysleli jsme komplexní plánovací systém, který si přizpůsobíte na míru vašim aktuálním potřebám.

Vyberete si desky ve formátu A4, nebo A5, a poté je naplníte komponenty, které se vám zrovna hodí. Trhací bloky představují otevřený prostor na poznámky všeho druhu. To do listy vás namotivují k plnění povinností. Týdenní plánovač vám připomene, jaká agenda vás čeká ve všední dny i o víkendu. Měsíční zase dohlédne na vaši produktivitu, pohyb i kontroly u lékaře. A roční plánovač vidí až do daleké budoucnosti a umožní vám tudíž nahlížet na věci z dlouhodobé perspektivy.

Chci se dozvědět víc

Pokud vás cesta organizování a plánování oslovuje, vydejte se vstříc další inspiraci. Provedeme vás tipy, jak si sestavit vlastní plánovač. Předáme vám hacky, se kterými budou vaše dny produktivnější. Poradíme vám, jak si vést diář, aby vás nepřestal bavit, a ukážeme, jak na digitální detox.

#Plánování#

Toužebně si prohlížíte diáře ve výlohách, ale tušíte, že po prvních týdnech nadšení ten váš zase skončí zapomenutý v šuplíku? Jděte na to letos promyšleně. Ujasněte si, za jakým účelem si chcete diář psát, a následně si kupte takový, který vám vyhoví svým rozvržením i velikostí. A teď už se jen naučit, jak si vést diář tak, aby vás bavil i motivoval. Jdeme na to.

S čím vám diář pomůže

Zatím váháte, zda si papírový diář pořídit? To, že s pečlivě vedeným diářem získáte přehled o schůzkách a lépe zorganizovaný čas, je samozřejmostí. S tím ruku v ruce přichází také větší klid, protože nemusíte přemýšlet, zda jste na něco nezapomněli. A s každodenní kontrolou diáře si navíc vytvoříte osobní rituál – pár minut, kdy budete mít prostor jen pro sebe, což je jeho přidaná hodnota oproti digitálním nástrojům.

Který diář je pro vás ten pravý

Nedívejte se jen na hezkou obálku. Ujasněte si, co si chcete do diáře zapisovat a jaké kalendárium a velikost budou pro vaše účely nejvhodnější. Co se týče kalendária většině lidí vyhovují datované týdenní diáře, díky kterým mají přehled o jmeninách i státních svátcích. Právě vám ale může být mnohem příjemnější třeba nedatovaný diář, se kterým je možné začít kdykoliv. Dále se zamyslete také nad vazbou – někdo si rád obrací diář naruby díky kroužkům, jiný ocení pevnou šitou vazbu.

Veďte si diář tak, aby vás bavil i motivoval

1. Najděte si chvilku každý den

Otevřete si diář každé ráno nebo večer a v klidu si projděte, co vás čeká. Vizualizujte si schůzky i úkoly, těšte se na to, co máte rádi. Ohlédněte se za posledními dny a dotáhněte, co jste sami sobě slíbili. K tomuto rituálu patří pero, zábavné prvky jako washi pásky nebo zvýrazňovače, váš oblíbený nápoj a ničím nerušených deset minut.

2. Buďte výstižní

Ve spěchu je občas lákavé napsat pouze „Martina“, ale pokud si podobné heslo napíšete tři měsíce dopředu, dost možná zapomenete, zda má Martina narozeniny, nebo jste si s ní domluvili kafe. A která Martina to vlastně byla? Pište si čas, místo, událost a nebojte se občas něco podtrhnout, vytučnit, zvětšit. S dalšími tipy, jak na efektivní plánování, si nechte poradit přímo od mistrů v oboru. 

3. Zapojte fotografickou paměť

Když už jsme u podtrhávání a tučnění… Možností, jak si vyzdobit diář, je daleko víc. Použijte post it papírky, fotky, kresby, dekorační pásky. Pokreslete oslavnými ikonkami celý týden, kdy jste se dostali na školu, nebo vystínujte název důležité schůzky. Grafickému zpracování zápisků se říká skečnouting a rychleji se díky němu v diáři zorientujete. Mrkněte i na naše další tipy, jak na efektivní zápisky.

4. Zvýrazňujte radosti

Nejsilnější motivací, proč se ke svému diáři vracet, nejsou bezchybné zápisky. Jsou to pozitivní emoce, které ve vás vyvolává. Radost, vděčnost, nadšení, dojetí. Zdůrazňujte je. Zapisujte si, za co jste vděční za uplynulý den/týden. Pište si každý den jednu věc, na kterou se těšíte.

5. Zatočte s nepříjemnými úkoly

Nevyhnete se jim, ale neměly by vás paralyzovat. Najděte si vlastní systém, jak nepříjemné povinnosti plnit a odškrtávat. Častá rada je udělat to, co vám nejvíc vadí, jako první. Někomu pomáhá nakreslit za tím obzvlášť velkou fajfku. Jiní lidé si zase nepříjemné činnosti lepí do diáře na štítcích, aby je pak mohli vyhodit.

6. Využijte celý prostor

Většina diářů má kromě kalendária volné stránky. A na těch můžete tančit od rohu do rohu. Vytvářejte seznamy filmů, které chcete vidět, „až bude víc času“. Vymýšlejte piktogramy a slovní hříčky. Zapisujte si výdaje, citace, dárky na Vánoce, taháky na balení do hor. Čím víc se bude diář stávat vaším odrazem, tím spíš ho nedáte z ruky.

Trochu diář, trochu deník

Můžete si zapisovat pouze praktické činnosti, nebo diář zároveň proměníte v osobní deník. Je to jenom vaše místo. Jako to, na které jste potají chodili, když jste byli malí. Nepřemýšlejte proto příliš nad tím, jestli je něco zbytečné, a pište upřímně sami k sobě. Ohlížejte se za maličkostmi všedních dní a překvapujte sami sebe. Pro ty z vás, kdo se rádi nechají inspirovat, jsme sepsali tipy a metody, jak si psát deník od několika zajímavých osobností.

#Plánování#

Je jedno, jestli jste umělec na volné noze, věčně zaneprázdněný obchodník, student nebo rodič v domácnosti. Každý potřebuje neprůstřelný systém v plánování. A když říkáme systém, nemyslíme tím lednici polepenou post-it papírky. Mohlo by se zdát, že příliv nejrůznějších plánovacích aplikací způsobil postupné vymírání papírových diářů. Možná vás to překvapí, ale modří už vědí, že to tak není. Papírový diář je z mnoha důvodů nenahraditelným pomocníkem. Na tom se shodneme nejen my, ale i vědci.

5 výhod papírového diáře

1. Organizace vyšší úrovně

Studie potvrdily, že lidé, kteří si vedou papírové diáře, jsou organizovanější, lépe si pamatují úkoly a mají vyšší míru zdárného dokončení úkolu oproti lidem, kteří používají pro stejné účely pouze technologie. Dopaminové štěstí, které se dostaví při odškrtnutí úkolu je prožitek, který chceme neustále opakovat a hnací motor, který nás motivuje k větší produktivitě. Studie, publikovaná v časopise Applied Psychology, zjistila, že pravděpodobnost splnění úkolu byla o 42 % vyšší, pokud si ji člověk zapsal do diáře.

Nejsilnější motivací, proč se ke svému diáři vracet, nejsou bezchybné zápisky. Jsou to pozitivní emoce, které ve vás vyvolává. Tak se nebojte být hraví a klidně ve svých zápiscích zdůrazňuje radost, dojetí i vděčnost.

2. Posilování paměti

Vědci poukázali na fakt, že psaním rukou na papír se zvýší pravděpodobnost, že si poznámku později vybavíme a informace snáze zpracujeme. Mohou za to nervové obvody v mozku, které se aktivují hmatovými vjemy. Pohyby prstů při klasickém psaní v hlavě zapínají oblasti spojené s myšlením, vyjadřováním a krátkodobou pamětí. Psaním rukou se posiluje spojení mezi pravou a levou hemisférou, takže papírový diář z vás může udělat kreativnějšího člověka, který dává souvislosti do logických celků.

Na Norské Univerzitě pro vědu a technologie dělali experiment, při kterém pozorovali, co se odehrává v mozku, když člověk kreslí versus když píše na klávesnici. Při kreslení docházelo k hlubšímu porozumění a vybavení informací, než tomu bylo v případě psaní na klávesnici.

3. Vědomí a psychika si uleví

Přenesením myšlenek na papír ulevíte hlavě. Když zapisujeme do diáře, naše hlava je v offline módu a díky tomu se plně soustředíme. Myslíme jasněji, přehodnocujeme a snáze formulujeme a nakonec necháme některé myšlenky odejít. Určitě si vybavíte ten úlevný pocit, když si nějaký nápad nebo úkol zapíšete na papírek. Máte stejnou emoci, když si to vložíte do Google kalendáře? Pocity uspokojení se dostaví, i když listujete odšrtanými to-do listy. To vše je balzám pro naši roztěkanou pozornost a zaneprázdněnou hlavu. Papírový diář nám pomáhá ohlédnout se za posledními dny a dotáhnout, co jsme si slíbili. S diářem, tužkou a kávou může začínat každé ráno, kdy si v klidu sepíšeme, co nás čeká. Tento desetiminutový rituál přináší do života přehlednost a lehkost.

Tip: Jestli vás čeká několik zásadních úkolů, začněte nejdříve tím, do kterého se vám chce nejméně. Ty ostatní povinnosti vám už pak přijdou jako brnkačka.

4. Kouzlo vizualizace

K papírovým diářům často tíhnou vizuální jedinci, kteří si užívají už samotný proces tvoření poznámek. Jejich diáře jsou vyšperkované různými malůvkami, nálepkami a zvýrazňovači. Papírový diář je vaše pojetí světa a čím více se vám bude podobat, tím častěji ho budete brát do ruky a radovat se z něho. Kreslete, podtrhujte, lepte, škrtejte. Nic není zakázáno. Jestli jste tohle kreativní ztvárnění ještě nezkoušeli, můžete začít třeba s mind mapami. Tvořivý proces nechá vaši mysl chvíli toulat, odpočívat a často tak přijdete na další nové nápady.

Tip: Pro stanovení priorit skvěle využijete zvýrazňovače nebo snímatelné samolepky Stalogy, které můžete libovolně přelepovat podle toho, jak se vám budou priority měnit před očima i pod rukama.

5. Je to jako meditace

Pro náš mozek je psaní rukou mnohem poutavější proces, proto nás při zapisování poznámek do diáře drží hlava tady a teď. Nejste rozrušeni dalšími notifikacemi. Plánujete v časové ose, s logickým pořadím a velký úkol krájíte na menší úkoly. Psaním dokážete lépe specifikovat a formulovat své krátkodobé i dlouhodobé cíle. Stejně jako meditace i psaní vám pomáhá utřídit si občasný chaos do konkrétních myšlenek. S diářem si dovolíte na chvíli se zastavit a odreagovat. Psaní diáře je osobní každodenní rituál, který děláte jen pro sebe, a to je jeho přidaná hodnota oproti digitálním nástrojům.

Jak to jde dohromady s digitálním plánováním?

Nesnažíme se tu podnítit veřejný hon na digitální plánovače, naopak jsme přesvědčeni, že i aplikace udělají dobrou službu, zejména pokud jde o sdílení a připomenutí. Rozhodněte se, jak chcete diáře používat. Do digitálního můžete zapisovat schůzky a úkoly a papírový používat na dlouhodobé plánování projektů, záznam myšlenek a vzpomínek. Papír nechte třeba na osobní věci a online mějte vše pro práci. Vytvořte udržitelný systém, který vám bude usnadňovat práci i plánování.

Aplikace jsou dobré i pro možnost přidávat k poznámkám multimédia. Díky chytrým telefonům jsou vždy po ruce. Nám se osvědčily klasické Poznámky v iPhonu a pak třeba aplikace Evernote nebo robustnější Miro, které dobře poslouží i jako pracovní nástroj pro týmy.

Jak vybrat diář?

Jste diářoví nováčci? Zamyslete se nad účelem diáře i designem, na který budete každý den rádi koukat. Chcete spíše linky, tečky nebo se vám nejlépe pracuje se čtverečkovaným papírem? Kroužky nebo pevná vazba? Jsou to detaily, ale mohou mít velký vliv na to, jestli bude zapisování do diáře váš každodenní oblíbený zvyk. Pamatujete? Je to jako meditace. Zábavný čas jen pro vás.

Chodíte denně na spoustu schůzek, děláte si poznámky a ještě byste potřebovali někam nacpat seznam na nákup i nápad, jak pojmout narozeninovou oslavu? Sáhněte po diáři, který má na každý týden celou stránku a k tomu prázdný list na poznámky. To jsou třeba naše týdenní diáře. Začínáte s diářem až v půlce roku? Zkuste nedatovaný týdenní diář a uvidíte, jak vám to spolu půjde.

#Plánování#

Najít si cestu k plánování a odložit povinnosti na papír. Přesně to je poslání našeho systému Planoo, který se přizpůsobí na míru vašim potřebám. A když se spojí týdenní plánovač s tím měsíčním a přidají to do listy i trhací bloky, vznikne neporazitelný plánovací tým, se kterým zvládnete všechny povinnosti se vztyčenou hlavou.

Planoo systém o velikosti A5 se vejde do kabelky i batohu a doprovodí vás na schůzky i k rodinnému stolu, kde se plánují výlety i dovolené (a taky kdo vyzvedne děti ze školky). Týdenní plánovač využijete na aktuální úkoly a plány, trhací blok na poznámky a to do listy kvůli radosti z odškrtávání. Naučte se, jak si naplánovat den.

A pokud rádi plánujete ve velkém, můžete zvolit rozměr A4. Hodí se do něj i veškeré náplně ve velikosti A5 (kromě rozřazovačů, které by mezi většími papíry nemohly plnit svou funkci). Vedle multifunkčních komponentů navíc můžete do Planoo systému vložit i jakékoliv další důležité papíry, protože rozteč děr odpovídá vzdálenosti na klasické děrovačce.

A5 | A4

Planoo systém o velikosti A5 pojme všechno, co pro organizaci svých plánů a úkolů potřebujete, a pořád se vejde do kabelky nebo menší brašny. Mezi komponenty, které můžete libovolně kombinovat, patří:

Desky

Na výběr máte dvě varianty desek: měkčí a pevnější. Obě jsou z vysoce odolné veganské kůže, která je připravená na to, že ji budete používat každý den. Pevnější verze má větší objem, ale do obou můžete vložit jakýkoliv list, který důvěrně seznámíte s klasickou děrovačkou. Pevnější verze s kroužky pojme více listů, funguje jako šanon a měkké desky s menší kapacitou jsou lehčí a dají se nosit pohodlně v tašce.

Nedatované plánovače

Největší výhodou Planoo je, že si ho sestavíte tak, aby naplňoval vaše aktuální potřeby. Součástí mohou být až tři varianty plánovačů pro zapisování krátkodobých i dlouhodobých cílů i efektivní plánování času.

V týdenním plánovači si můžete sepisovat aktuální úkoly, zábavu i návštěvy u lékaře. Zároveň si do něj můžete vizualizovat to, jak chcete trávit víkendy i večery po práci. Měsíční plánovač bude ideální na střednědobé cíle nebo třeba rozpis cvičení. A do ročního plánovače si zaznamenáte připomínky narozenin i kulturních událostí, které nechcete minout!

Trhací bloky

Každá poznámka nebo nápad potřebuje své místo. A když už neslouží, stačí papír jednoduše vytrhnout. Trhací bloky jsou základním stavebním kamenem každého plánovacího systému a vyrábíme je ve dvou typech lineatury: tečkované nebo linkované. Záleží jen na vás, kolik listů potřebujete a jestli je budete postupně odtrhávat, nebo naopak přidávat.

A předpokladem každého organizovaného dne jsou i to do listy.

Organizační pomocníci

Pro ty, kteří si v plánování libují, doporučujeme přikoupit i rozřazovače, se kterými si udržíte přehled. S habit trackerem můžete sledovat svůj pokrok v otužování, běhu nebo omezování masa v jídelníčku. A post it bločky jsou nejlepším kamarádem děravé paměti – připomenou všechno, co by jinak nenávratně upadlo v zapomnění.

Planoo systém v rozměru velkého školního sešitu je ideální pro skutečné mistry time managementu. Hodí se do něj i veškeré komponenty ve velikosti A5 (kromě rozřazovačů, které by mezi většími papíry nemohly plnit svou funkci). Z čeho všeho můžete vybírat a kombinovat:

Desky

Na výběr máte měkčí a pevnější variantu. Obě jsou z vysoce odolné veganské kůže, která je připravená na to, že ji budete používat každý den. Pevnější verze s kroužky pojme více listů a funguje jako šanon, měkké desky s menší kapacitou jsou lehčí a dají se nosit pohodlně v tašce.

Nedatované plánovače

Do Planoo je možné vybrat si týdenní a roční plánovače pro vaše krátkodobé i dlouhodobé cíle. V týdenním plánovači si můžete zaznamenávat denní úkoly, roční slouží skvěle jako přehled narozenin a událostí, ale také sledování vlastních pokroků.

Trhací bloky

Trhací bloky z ekologicky šetrného papíru jsou základem každého plánovacího systému. Záleží jen na vás, kolik listů potřebujete a jestli je budete postupně odtrhávat, nebo naopak přidávat.

Doplňky

Planoo si můžete personalizovat praktickými lepícími štítky nebo samolepkami. Na co nestačí děrovačka, to schováte do kapsy. Doporučujeme také přikoupit rozřazovače, které mohou fungovat zároveň jako šablony nebo kalendář jmenin.

Pořiďte si Planoo sadu

Pokud se vám nechce příliš dlouho přemýšlet, co vlastně potřebujete a co ne, pořiďte si jednu z našich vyzkoušených předpřipravených sad.